Manejo De Caja Chica

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE LA CAJA CHICA OFICINA

1. Flujo del Proceso
El administrador (Paúl) se encargara del manejo de la caja chica, del proceso de pago así como del pedido de reposición de fondos.

2. Formatos Usados:
- Documento de Pago
- Pedido de reembolso o reposición de caja chica.
- Liquidación de caja chica (Excel).

3. Niveles de AutorizaciónLos niveles de autorización han sido aprobados por el apoderado (HQ), la autorización de pagos por caja chica como del reembolso o reposición de fondos ha sido delegada al apoderado (HQ). En su ausencia, el gerente asumirá estas funciones.

4. Monto Limite
El monto de la caja chica es fijo y aprobado por el apoderado y usualmente deberían ser suficientes para durar al menos 3 semanas;en ningún caso el monto de la caja chica debe constituir un riesgo de seguridad.
El Monto mensual de la caja chica es S/. 150 y el tope por operación es de S/.100.

5. Reposición de Fondos
Cuando el monto de la caja chica disminuya a cierto nivel, deberá ser reembolsado y repuesto a su nivel original. En ningún caso la caja chica tendrá saldo cero.

6. Entregas a rendir cuentaAlgunas veces es necesario realizar entregas a rendir cuenta con fondos de caja chica. Se recomienda usar el formato documento de pago de caja chica para registrar la entrega y se debe establecer fecha de rendición.
Una vez recibidas las boletas o facturas, el documento de pago de caja chica se destruye y se realiza uno nuevo con la cantidad definitiva.

7. Monitoreo y Control
Elcontador es el responsable de fiscalizar el buen uso de la caja chica por ello, deberá efectuar dos arqueos de caja chica al mes el primero debe hacerse de forma sorpresiva en cualquier fecha del mes y el segundo obligatoriamente el ultimo día de cada mes.

Si se encontraran documentos por rendir, estos deberán indicarse claramente en la liquidación de caja chica de cierre y adjuntar una copiaal arqueo de caja chica. El efectivo econtrado a la fecha del corte + los gastos presentados + los comprobantes por rendir deben dar el total del monto asignado para caja chica es decir S/. 150. El saldo reflejado en la contabilidad siempre será el monto del fondo fijo.

CARGO

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE LA CAJA CHICA
La caja chica (adelantos por caja chica), no deben emplearse nuncacomo préstamo encubierto a los empleados ni para cubrir gastos personales. Este se facilita por la previsión de que se produzcan gastos por motivos de l trabajo.

La empresa tiene la obligación de asegurar que el personal reciba oportunamente el importe asignado por concepto de caja chica.

En todo momento, el personal de XXdebe procurar emplear el dinero de la forma más coste-efectivaposible. El personal tiene la responsabilidad de actuar en forma prudente y únicamente incurrir en aquellos gastos que se deban total y necesariamente al trabajo. Es responsable también de presentar oportunamente las rendiciones de cuenta.

Flujo del Proceso

1. Los días jueves de cada semana, el apoderado (HQ) emitirá un cheque para gastos de caja chica del personal destacado en ALI esteserá por la suma de S/. 550.00 (Quinientos Cincuenta y 00/100 Nuevos Soles) a nombre del Sr. Anderson (Supervisor).

2. Los días lunes a primera hora el Sr. Ander entregara el importe en efectivo de S/. 100.00 (Cien y 00/100 Nuevos Soles) por este concepto a cada chofer.

3. Al momento de la entrega del dinero, el Sr. Anderson tendrá la obligación de hacer firmar un documento acada chofer.

4. Los chóferes tienen la obligación de rendir cuenta por el dinero recibido de la empresa.

5. Esta entrega a rendir deberá ser alcanzada por el chofer al supervisor a más tardar el día lunes siguiente de haber recibido el dinero.

6. La caja chica rendida debe ser llenada en el formato establecido por la empresa dicho documento debe indicar lo siguiente:...