Manejo de documentos y archivo

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REPORTE
MANEJO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVO
Para comenzar a comprender nuestra especialidad comenzamos a conocer la terminología de esta. Por ello los tecnicismos deben aprenderse;empezando por saber que el arte de archivar recibe el nombre de archivonomia, que archivar quiere decir ocupar un sistema para organizar y guardar documentos, el sistema es sumamenteimportante ya que este es la base de tener un control sobre un archivo que es el sitio donde se resguardan los documentos y que esta a cargo de un archivista, que debe contar con ciertasaptitudes para realizar un buen trabajo como ser responsable, organizado y dedicado.
A cargo de esta persona se encuentran herramientas que facilitan su labor, empezando por elarchivador, un mobiliario de madera o metal poseente de características adecuadas para la protección de los documentos, constituido por gavetas que poseen un letrero central que sirve paraidentificar lo que contiene cada gaveta.
Para la clasificación de los documentos en los cajones o gavetas se utilizan guías que son un apoyo, son indicadores y auxiliares y existencuatro tipos: guía con ojete constituida por las letras del alfabeto o números, la guía principal que sirve como base para la ordenación de los expedientes, la guía secundaria que facilitala localización de los expedientes, la guía especial auxiliar subdivide a la guía principal y por ultimo la guía fuera que se utiliza para indicar que un expediente fue prestado.
Ypor ultimo los tipos de un expediente que se clasifican en dos tipos, individual en la que el folder o carpeta reúne de tres a cinco documentos de una sola persona y el expedientemisceláneo que contiene documentos de uno o dos diferentes corresponsales.
Esta terminología es básica y aprender su significado y saber utilizarla nos ayudara a comprender la materia.
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