Manual de compras

Objetivos:

Generales

- Analizar el proceso de compras actual y proponer modificaciones que permitan mejorar la eficiencia de las mismas.
- Manejar y controlar el flujo de caja de la mejor manera posible.
- Comprar según las necesidades del mercado (oferta y demanda)
- Mantener la calidad de los productos adquiridos, tratando en lo posible de no aumentar costos y fomentarla competencia entre proveedores.
- Establecer alianzas con proveedores.
- Recibir la mercancía en el tiempo requerido.
- Crear indicadores de consumo que permitan definir las cantidades a pedir de los diferentes productos y controlar las cantidades asignadas a las diferentes tiendas.
- Evitar los desperdicios, artículos obsoletos (perdidas llamadas HUESOS)
- Mantener enposición competitiva a la empresa en el mercado, es decir, interpretar de manera eficiente las metas de la empresa.
- Implementar políticas de compra que beneficien a la empresa.
- Llevar un mejor control del proceso de compra.
- Obtener utilidades para la empresa.

Específicos

- Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficiente para sustentarsatisfactoriamente la demanda.
- Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y calidad adecuada de los artículos.
- Crear registro de proveedores
- Elaborar una guía para la evaluación de proveedores adaptada a las características de nuestra organización.
- Reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y potenciales.
- Estar al día delos avances existentes en métodos y técnicas de compras.
- Vigilar que el personal del área cumpla en forma eficiente los procedimientos establecidos. (Esto en cuanto a la recepción de mercancía, reporte de recibo, control de calidad, devoluciones, etc. Especificado mas adelante)
- Asegurar la recepción de los materiales adecuados y en la cantidad requerida
- Cuidar de mantener sóloel inventario pertinente para cubrir las necesidades, no caer en costos de almacenamiento, estancamiento de mercancía. (esto sería material de otro manual dirigido a los coordinadores de inventarios y coordinadores de ventas, en donde se especifiquen las pautas para hacer rotación de inventario, entre otras cosas)

1. DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO

Distribución

Gerencia Comercial, GerenciaAdministrativa, Coordinación de Inventarios, Líder de Compra, Analista Contable.

Responsabilidad

El equipo de compras será el responsable de mantener actualizado este manual, y junto a los demás departamentos velarán por su implementación. Los integrantes del equipo de compras serán los responsables por el cumplimiento de las directrices señaladas en este documento.

Principios básicos delas Compras

- Las compras deberán ajustarse a las necesidades particulares de la empresa.
- Las compras deberán hacerse con base en un examen minucioso de las características de las mercancías y los servicios ofrecidos por los proveedores.
- La decisión sobre lo que se debe comprar y el momento de hacerlo la toma el comprador con pleno conocimiento de los precios y las tendenciasdel mercado, así como del estado de la oferta y la demanda.
- Las compras deben efectuarse con el proveedor que ofrezca las condiciones mas ventajosas para una misma calidad, cantidad, condiciones de entrega, condiciones de pago, y servicio posventa.
- El comprador debe ser capaz de pronosticar la evolución del mercado.

Equipo de Compras

El equipo de compras se integra pordirectivos de diversas áreas relacionadas con el área de Compras. Este equipo tiene como objetivo central establecer mecanismos de coordinación necesarios que permitan el desarrollo transparente y eficaz de las actividades del área de Compras, además de consolidar debidamente la organización de las distintas acciones que ocurren en el desarrollo de los planes y lineamientos de la empresa

Atribuciones...