Manual de compras

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
CODIGO: P-07-04CS

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y
SUMINISTROS

EMISION
01/07/2010

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REVISION
17/06/2013

No. REV
6

MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
COMPRAS Y
SUMINISTROS

NOMBRE: PILAR GALAT

NOMBRE: SARA TERESA SANDOVAL G.

NOMBRE: ERIC DE WASSEIGE

CARGO: JEFE DE COMPRAS Y SUMINISTROS

CARGO:COORDINADOR DE CALIDAD

CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO

FECHA: 17/06/2013

FECHA: 17/06/2013

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ELABORO

REVISO

APROBO

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1.

1.

GENERALIDADES

1.1

INTRODUCCION
Eldepartamento de compras tiene como función principal atender las necesidades de la comunidad universitaria, por medio
de un proceso competitivo, justo e imparcial.

1.2

OBJETIVO DEL MANUAL
Establecer y definir los procesos y procedimientos que realiza el departamento de compras para la adquisición de bienes
y/o servicios requeridos por las diferentes unidades académicas y administrativas de laUniversidad, de manera, ágil,
oportuna y eficaz. Esto con el fin de proporcionar un apoyo administrativo a la Institución en el cumplimiento de su misión
social.

1.3

ALCANCE DEL MANUAL:
Los procesos y procedimientos que se encuentran a continuación para la adquisición de bienes y servicios aplican para la
ciudad de Bogotá.

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2.

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS

2.1

CUANTÍAS PARA APROBACIÓN DE COMPRAS:
La Universidad Gran Colombia para agilizar sus procesos ha determinado unos montos establecidos directamente por la
consiliatura en el acuerdo N° 006 de Agosto 02 de 2011 y susdirectos responsables:
VALOR Y/O CUANTIA
Superior 30 SMLV
Hasta 100 SMLV
Superior a 100 SMLV

2.1.1

COMPRAS DE CAJA MENOR:
Todas aquellas compras ocasionales hasta $ 70.000 se tramitan a través de la secretaria del departamento de Compras y
suministros. Los criterios para realizar esta compra son los siguientes:
-

2.1.2

AUTORIZADOR
Director Financiero o Secretario GeneralEstudiadas por el comité de compras-concepto
rector
Rector
Consiliatura

Hasta 10 SMLV

No es obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de proveedores.
Las facturas deben tener los requisitos mínimos legales exigidos.
Debe ser consultada y autorizada por el Jefe de Compras y Suministros.

FLUJOGRAMA:

PROCESO SOLICITANTE

COMPRAS

INICIO

SOLICITUD EN
FORMATO DECAJA
MENOR AUTORIZADO
POR EL RESPONSABLE
DEL PROCESO

RECEPCION DE RECIBO
DE CAJA MENOR

NO

AUTORIZACION

SI
RECEPCION DE
DINERO Y ENTREGA
DE FACTURA DE
SOPORTE

ENTREGA DE DINERO

ARCHIVO DE RECIBO
DE CAJA MENOR Y SUS
SOPORTES

FIN

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2.2
GESTION DE COMPRAS:
2.2.1
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION DE COMPRAS EN GENERAL:
2.2.1.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No. RESPONSABLE
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1

USUARIO

2

ALMACEN

3

SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS

4

PROVEEDOR

5

SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS

6

JEFE DPTO DE
COMPRAS

7

ASISTENTE DE
COMPRAS

8SECRETARIA DPTO
DE COMPRAS

9

PROVEEDOR

10

PERSONAL DEL
ALMACEN

11

AUXILIAR DE
ALMACEN

12

USUARIO

SOLICITUD DE PEDIDO:
Realiza la solicitud de pedido a través del módulo de suministros con las especificaciones técnicas del producto si lo
requiere y luego procede a radicarlo en el almacén
REVISIÓN DE SOLICITUD:
Revisa que la solicitud contengan todas las...