Manual De Documentos

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STUDIES - ÉTUDES

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: MANUAL PARA ARCHIVEROS

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS COMITÉ DE ARCHIVOS DE GESTIÓN EN ENTORNO ELECTRÓNICO

ABRIL 2005

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Catálogo general de publicaciones oficiales

http://publicaciones.administracion.es http://www.mcu.esMINISTERIO DE CULTURA
Edita: © SECRETARÍA GENERAL TÉCNICA Subdirección General de Publicaciones, Información y Documentación
NIPO: 551-06-036-1 Depósito legal: M-28.162-2006 Imprime: Cyan, Proyectos y Producciones Editoriales, S.A.

MINISTERIO DE CULTURA

Carmen Calvo Poyato Ministra de Cultura Antonio Hidalgo López Subsecretario de Cultura Rogelio Blanco Martínez Director General del Libro,Archivo y Bibliotecas

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DISTRIBUCIÓN ICA Study 16 se distribuye gratuitamente a todos los miembros del CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS (ICA) y a todo el mundo a través de la página web del Consejo Internacional de Archivos. COPYRIGHT © International Council on Archives, 60, rue des Francs-Bourgeois, 75003 Paris, France. REPRODUCCIÓN YTRADUCCIÓN Se autoriza la reproducción, mediante traducción o reimpresión, de la obra completa o de alguna de sus partes, salvo con fines comerciales, siempre que se cite la fuente bibliográfica. Publicado originalmente en inglés como Electronic Records: a Workbook for Archivist por el Comité de archivos de gestión en entorno electrónico del Consejo Internacional de Archivos (ICA/CER, 2000-2004). ©International Council on Archives, 2005. Traducción en español realizada por encargo de la Subdirección General de los Archivos Estatales. Versión de M. Dolores Carnicer Arribas, revisada por José Ramón Cruz Mundet. Este estudio ha sido elaborado por el Comité de archivos de gestión en entorno electrónico del Consejo Internacional de Archivos (ICA/CER, 2000-2004).

MINISTERIO DE CULTURADIRECCIÓN GENERAL DEL LIBRO, ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS SUBDIRECCIÓN GENERAL DE LOS ARCHIVOS ESTATALES

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Índice
Prefacio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Capítulo 1: Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Capítulo 2:Definiciones y conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Capítulo 3: Influencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Capítulo 4: Implementación de los requisitos archivísticos . . . . . . . . . . . . . . Capítulo 5: Conservación a largo plazo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Capítulo 6: Acceso . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anexo A: Miembros del Comité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anexo B: Bibliografía complementaria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 15 19 25 43 59 79 93 93

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PREFACIO
En 1997 el Consejo Internacional de Archivospublicó la Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective (en adelante, la Guía) elaborada por el Comité sobre Documentos Electrónicos (1993-1996). Esa Guía sirve de contexto para este manual, lo inspira. La Guía sostenía que, en la actualidad, en todo el mundo los documentos se producen cada vez con mayor frecuencia en formato electrónico. Desde la publicación de la Guía eluso de las tecnologías de la información en los procesos de trabajo y en la prestación de servicios en empresas privadas e instituciones públicas ha llegado a un punto en que “en muchas organizaciones del mundo, de hecho, el documento ha adquirido forma electrónica”1. Dado el creciente número de documentos electrónicos presentes en los sistemas ofimáticos, incluyendo los entornos de red, existe un...