Manual De Funciones

Organigrama

Organización de una Estación de Servicio
La estructura  básica de organización de una Estación de Servicio, dependerá en gran medida del tipo de empresario y los servicios complementarios que ofrezcan a los clientes, en general la estructura es simple y definida en cuanto a autoridad y responsabilidad.  Una manera de representarla es la siguiente:


La estructura deorganización es plana, al existir una proporción mínima de puestos intermedios  con relación a los empleados de línea para atender a los clientes, que tienen funciones bien definidas y aplican procedimientos altamente estandarizados para la recepción de pedido, despacho y pago del producto.

Manual de funciones

Gerente de Estación de Servicio
Objetivo:
Dirigir las actividades de la Estación deServicio de acuerdo con las políticas generales de la empresa:
Funciones:
1. Elaborar la programación de abastecimiento de combustibles, así como efectuar cancelaciones, adiciones y pedidos extraordinarios.
2. Supervisar el control de los inventarios y demás productos supeditándolos al comportamiento de ventas, para mantener existencias suficientes y  ofrecer el servicio al cliente en elmomento que se requiera.
3. Efectuar el corte de cuentas en forma individual con cada Oficial Gasolinero / Jefe de Turno.
4. Revisar que se cumpla con el procedimiento de Recolección de Valores.
5. Validar los registros de ventas de los cortes de turno, las pólizas, cheques, reportes de venta diaria, reembolsos de caja chica, depósitos bancarios y en general, toda la documentacióncomprobatoria antes de ser enviada al Contador.
6. Controlar el estado de operación de las instalaciones, maquinaria y equipos de la Estación de Servicio.
7. Atender y resolver las quejas y sugerencias de los clientes.
8. Difundir el Programa de Contingencias entre todo el personal y realizar simulacros.
9. Coordinar la capacitación del personal en procedimientos para la atención aclientes.
10. Supervisar la atención a los clientes.
11. Administrar y evaluar el desempeño del personal.
12. Atender las visitas comerciales de supervisión técnica.
13. Supervisar y coordinar  los trabajos para atender observaciones y situaciones de riesgo que se identifiquen en las visitas comerciales de supervisión técnica.
14. Supervisar que se realice completa la transmisión dearchivos de los controles volumétricos conforme a lo establecido en la normatividad aplicable.

Auxiliar administrativo
Objetivo:
Realizar el control administrativo, contable y de personal para la Estación de Servicio y preparar la información y documentación para cumplir con el proceso contable y fiscal.
Funciones:
1. Asistir al Gerente al recibir las cuentas de los despachadores.
2.Recabar, ordenar y clasificar la documentación comprobatoria derivada de las operaciones de compra y venta realizadas por la Estación de Servicio, adjuntándola a las pólizas contables correspondientes.
3. Elaborar los cheques para pago a otros proveedores, de conformidad con el programa de pagos establecido, turnárselos al Gerente para su revisión, autorización y firma correspondiente.
4.Controlar las tarjetas o listas de asistencia del personal y elaborar la nómina, verificando con el Contador Externo su cálculo y determinando los pagos correspondientes.
5. Realizar el pago de la nómina y demás obligaciones laborales y fiscales.
6. Elaborar las facturas de venta que requieran los clientes.
7. Realizar depósitos y verificar estado de cuenta bancaria.
8. Validarlos cortes de turno de los despachadores, verificando que los reportes coincidan contra el efectivo recontado y elaborar el depósito correspondiente.
9. Proponer el plan de vacaciones del personal.
10. Mantener al corriente los pagos de derechos y servicios tales como luz, teléfono, agua, permisos o licencias locales y todos los impuestos requeridos.
11. Atender los requerimientos de...