manual de funciones



MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


ELABORADO
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CONTROL DE CAMBIOS



ULTIMA ACTUALIZACIÓN
ELABORADO
REVISADO
APROBADO
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1 OBJETO
Establecer la metodología para el control de los documentos internos y externos que conforman el Sistema de GestiónIntegrado-SIG de PREVINSA, garantizando su adecuación, revisión, aprobación, actualización, legibilidad e identificación y prevención de obsolescencia.
2 ALCANCE
Se aplica a toda la documentación interna o externa (sea en medio físico o magnético) que forma parte del SIG de PREVINSA.
3 RESPONSABILIDADES
El Asesor Técnico Administrativo es responsable de mantener y controlar los documentoselaborados en cada área de acuerdo a los lineamientos establecidos en este procedimiento.
4 DESCRIPCIÓN
4.1. Control de documentos
La elaboración de cualquier documento del SIG puede ejecutarse a necesidad de cualquier integrante de cualquiera de las áreas de la empresa. Los documentos del SIG se elaboran de acuerdo a lo establecido en el punto 4.3. “Estructura de los documentos”, utilizando losformatos establecidos para cada documento
Los documentos externos identificados, serán registrados en Listado Maestro de Documentos.
La revisión y aprobación se realizará de acuerdo a lo establecido en el Instructivo Para la Aprobación y Actualización de Documentos.
Una vez aprobado el documento, el Asesor Técnico Administrativo le asignará el código y demás información de carácter general queidentifique al documento, según lo indicado en el punto 4.3 “Estructura de los documentos”. Los documentos internos serán incluidos en el Listado Maestro de Documentos.
El Asesor Técnico Administrativo se asegurará de efectuar la distribución de las copias controladas empleando el Formato de Distribución de Documentos a las personas o áreas correspondientes.
Cuando se trata de modificaciones sedeberá asegurar la eliminación de las copias no vigentes, en caso de requerir conservar una copia del documento, este debe ser identificado como “Copia Obsoleta”. La distribución de los documentos en copia electrónica será por medio de la web. Los documentos distribuidos en papel llevarán el sello de “Copia Controlada”.
Los documentos SIG serán modificados por los responsables asignados en elInstructivo Para la Aprobación y Actualización de Documentos. Los cambios se identificarán en la portada del documento: control de cambios, la versión y fecha de emisión.



4.2. Control de Registros
La elaboración de cualquier formato del SIG puede generarse a necesidad de cualquiera de las áreas por iniciativa de cualquier integrante de la empresa. Se realizará en diferentes niveles de laempresa, de acuerdo al tipo, alcance y uso del documento.
La elaboración, revisión y aprobación se realizará de acuerdo a lo establecido en el Instructivo Para la Aprobación y Actualización de Documentos. Una vez aprobado el formato, el Asesor Técnico Administrativo le asignará el código y demás información de carácter general que identifique al documento, según lo indicado en el punto 4.3“Estructura de los documentos”.
Los formatos llenos se transforman en registros, los cuales se indicarán en el Listado de Registros por áreas o clientes. En este listado se consigna:
Título.
Código (si tiene).
Autorizado para acceso (recuperación).
Nombre del archivo.
Ubicación física o ruta en sistema.
Retención mínima.
Disposición final
4.3. Estructura de los documentos
Todo documento debeestar compuesto de las siguientes partes:
A: Codificación
B: Encabezado
C: Portada
D: Contenido
A. Codificación de los documentos
La codificación de los documentos tendrá el siguiente formato:
1 2 3
T - XXX - ZYY
1. La primera letra se usa para identificar el tipo de documento de acuerdo a la siguiente convención:
M Manual
P...