Manual de Jestion documental

Trabajo de secretariado

Tema:” Manual de Gestión Documental”


Presentado por: Beisy Natalia Cantillo Rojas.


Presentado a: Carmen Arvilla.


Grado: 10-7.



Institución Educativa Distrital
Laura Vicuña.


2013





INTRODUCCIÓN



El Programa de Gestión Documental es la compilación de los lineamientos que aplican en la administración de las comunicacionesinternas o externas de una empresa con el fin de lograr agilidad y eficiencia en el desarrollo de las actividades que sustentan y en la toma de decisiones al interior de la empresa, es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos que deben seguirse para el desarrollo de las funciones relacionadas con el flujo documental y los procedimientos de conservación y consulta.
Tiene la finalidad deservir de apoyo y orientación para los funcionarios en sus gestiones administrativas y legales así como en la implementación de procedimientos archivísticos.

La "Ley General de Archivos 594 de 2000” establece la obligatoriedad de organizar los archivos de la Administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos reguladospor la presente Ley.

Igualmente el Artículo 19 del Acuerdo 07 de 1994, emanado por el Archivo General de la Nación establece que cada entidad creará un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo de la alta dirección, responsable de definir las políticas, programas de trabajo, toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de losarchivos.








OBJETIVOS


1. OBJETIVO GENERAL
Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a los funcionarios de las diferentes Dependencias y hacer más eficiente la Gestión Documental al interior de la empresa.

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Definir el Programa de Gestión Documental (PGD), en términos de procesos durante el ciclo vital deldocumento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables.


 Estructurar el Programa de Gestión Documental, Metodología y los Procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en la Empresa.


 Señalar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la Gestión Documental dela Institución.


 Establecer Directrices Básicas que racionalicen el uso de recursos destinados a espacios, muebles, equipos y tecnologías en los archivos.










PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL


Dentro del Programa de Gestión Documental, se determinan los siguientes procesos que están interrelacionados entre sí y se desarrollan en la Unidad de Gestión y Atención Documentaly durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico):

1. Producción de documentos

2. Recepción de documentos

3. Distribución de documentos

4. Trámite de documentos

5. Organización de documentos

6. Consulta de documentos

7. Conservación de documentos

8. Disposición final de documentos


1 PRODUCCIÓNDOCUMENTAL

DEFINICIÓN: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

Recepción:

Este procedimiento se realiza para recibir las solicitudes, inquietudes y demás documentos con el fin de dar respuesta ágil, eficaz y oportuna a lo que así lo requiera.

Por la UGAD circularan comunicaciones externas, las comunicaciones internas se enviaran electrónicamente,cuando se generen dificultades con el sistema, el envío se hará físico y se cumplirá el mismo proceso que para el envío de comunicaciones externas.

El proceso consiste en recibir y revisar las comunicaciones oficiales que llegan, procedentes de otras empresas, las recibidas a través de la cuenta de correo electrónico, vía fax y la que es entregada directamente. En las comunicaciones externas se...