Resumen Manual De Gestion Documental

Manual de gestión
documental

Programa gestión
documental
Un programa de gestión de documentos se entiende
como un proceso archivístico encaminado al
eficiente, eficaz y efectivo manejo yorganización de
la documentación producida y recibida por una
entidad, desde su origen hasta su destino final, con el
objeto de facilitar su producción, trámite, utilización y
conservación.

OBJETIVOS

Laracionalización y la normalización de la documentación desde su
producción hasta su destino final.
El manejo integral de los documentos y de la información como base para
la toma de decisiones y lapreservación de la memoria institucional.

La integración de los estamentos institucionales en torno a objetivos
comunes y a una política informativa total.
 La evaluación y valoración de ladocumentación para evitar la
acumulación innecesaria de información y reducir costos en la producción
y conservación del acervo documental.

La simplificación de trámites en los procesos administrativos conmiras al
flujo normal y eficaz de la información.

La normalización de las tareas archivísticas a la luz de la nueva concepción
total.
 

A partir del estudio, análisis de la documentación el PGDnormaliza todas las
fases de la gestión documental; producción o recepción,
distribución, trámite,
consulta, retención, almacenamiento, recuperación,
preservación y
disposición final, de la informacióninstitucional como recurso
indispensable
para la toma de decisiones y la preservación del patrimonio
documental de la
entidad.

ALCANCE DE UN PROGRAMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓNProcedimiento mediante el cual un organismo
o sujeto productor, genera o recibe
documentos en cumplimiento de sus
funciones.

TRÁMITE Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

Una vez cada dependencia ha recibidola correspondencia procede a
dar el trámite respectivo, la mayoría de comunicaciones generan una
respuesta, la cual es elaborada por la dependencia que le está dando
trámite siguiendo las normas...