MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTO



INTRODUCCION.


Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contenerinformación y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria,la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se està realizando o no adecuadamente.






ANTECEDENTES:
El uso de los manuales, de que se tengo registro datas de los año de la segunda guerra mundial, en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fe mediante los manualescomo se instruía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña.
Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en formas de circulares, memorándums, instrucciones internas, etc, mediante los cuales se establecía las formas de operar de un organismo, ciertamente estos intentos carecían de un perfil técnico, pero establecieron la base para los manualesadministrativos.
FINALIDAD DE LOS MANUALES:
Depende de lo que se pretende llevar a cabo:
Delimitar en forma escrita: funciones, responsabilidad y autoridad de cada cargo.
Normalizar y controlar los tramites de los procedimientos.
Adoctrinamiento al personal nuevo.
Adiestramiento y orientación del personal de servicio.
Identificar los canales de comunicación y de coordinación.




OBJETIVOS DE LOSMANUALES:
Presentar una visión de conjunto de la organización.
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.
Establecer el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.
REQUISITOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS:
Si obedece su formulación o necesidad reales.
Que se redacte enforma sencilla y clara.
Que se dé a conocer al personal.
Que se actualice periódicamente.
VENTAJAS DEL USO DE MANUALES:
Un instrumento que define con precisión cuales son los actos delegados.
La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento, sino que son regidas por normas que mantienencontinuidad en trámite a través del tiempo.
Facilitar el control parte de los supervisores de las tareas delegada al existir.
Permiten la determinación de los estándares más efectivos, ya que estos se basan en procedimientos homogéneos y metódicos.
LIMITACIONES DE LOS MANUALES:
Existen un costo en su redacción y confección que, indudablemente, debe afrontarse.
Exigen una permanenteactualización, a todo que la perdida de vigencia de su contenido a carrera su total inutilidad.
No incorpora los elementos propios de la organización informa, la que evidentemente existe pero no es reconocido en los manuales.
Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalles a efectos de que sean útiles y suficientemente flexibles.
REPRODUCCIÓN DEL MANUAL:
Una vez que el gruporesponsable de la elaboración del manual haya recabado e integrado las observaciones surgidas en los diferentes niveles de decisión, debe coordinarse con la unidad o área que maneja los recursos económicos para que éste sea reproducido para su distribución e implantación. Para este efecto, el líder del proyecto debe suministrar los parámetros técnicos para el diseño de la impresión. Aun cuando existen...