Manual De Procedimientos

Manual de Procedimientos
La lógica y el sentido común de muchas personas reconocen el valor de los manuales, sin embargo, su elaboración todavía no es una práctica común dentro de las organizaciones debido a 3 causas principales:
* Que no san muy conocidas las técnicas y metodologías para elaborarlos
* Que no reciban la importancia y el apoyo de los niveles directivos
* Laelaboración y desarrollo de manuales requieren tiempo de parte de los responsables de cada área y éste a veces es muy escaso.
La palabra manual se define como un libro que contiene lo mas sustancial de un tema, y en este sentido los manuales son vitales para incrementar y aprovechar el cúmulo de conocimientos y experiencias de personas y organizaciones.
Los manuales son una de las herramientas más eficacespara transmitir conocimientos y experiencias por que ellos documentan la tecnología acumulada hasta ese momento sobre ese tema. Existen muchos tipos de manuales por ejemplo manuales de operación, que tienen como función que uno como usuario aprenda el manejo de aparatos como computadoras, lavadoras etc.
Tal vez hayan pensando que hay muchas organizaciones que funcionan bien sin manuales y estoes cierto cuando cuentan con expertos llenos de experiencias y preparación dentro de la organización, sin embargo el gran problema de esto es la dependencia de la organización a esas personas debido a que si se enferman, renuncian se jubilan etc. La empresa tambalea ante la competencia y ante ella misma.
Las políticas
Una política es una orientación clara hacia donde deben dirigirse lasactividades de un mismo tipo, puede aplicar excepciones solo por autorización de un nivel inmediato superior.
Las políticas mantienen una organización ordenada, y estas deben ser pensadas y diseñadas para facilitar que las cosas se hagan correctamente, si son bien desarrolladas pueden ayudar a evitar el desorden dentro de una organización y políticas mal diseñadas pueden paralizar la organización.Una vez que se implanto la política es necesario vigilar que haya congruencia entre lo que dicen y lo que la gente hace. Por ellos es importante revisarlas continuamente.

Para que esta se cumpla unas sugerencias son las siguientes:
Que la dirección las respete y que todos los niveles jerárquicos las cumplan, además de que antes de aprobarlas analicen los pros y contras para que esta sea unapolítica adecuada que pueda cumplirse. Informar previamente los beneficios a los involucrados, revisarlas periódicamente.
Procedimientos
Un procedimiento es la guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente como dos o mas personas realizan un trabajo.
Un manual de procedimientos permitirá  saber: “qué” es lo que cada ente está facultado y debe realizar; “cómo” se concreta una función oproceso con actividades y pasos; “quién” es responsable del desarrollo de las actividades; “dónde” están los puntos clave de control de cada procedimiento.
Es aprobado por el titular de la dependencia o coordinador de sector, por el titular del organismo auxiliar.
Es conveniente por aspectos de control y facilidad del manejo de información que cada área tenga su propio manual de políticas yprocedimientos y que este manual contenga solamente sus funciones de dicha área y de áreas directamente relacionadas con ella.
El responsable de la edición, revisión y actualización del manual de políticas y procedimientos es el director, gerente o responsable de cada área emisora.
Este manual puede facilitarle a la organización el cumplimiento de sus propósitos y objetivos de manera efectiva yordenada.
Metodología básica para el levantamiento de información
La recopilación de información puede realizarse a través de investigación documental, la realización de entrevistas con los empleados, jefes de área y/o supervisores o la observación directa. Ello con la finalidad de obtener evidencia que permita documentar un procedimiento acorde con la realidad.

1.- Investigación documental.-...