Manual De Procedimientos

El manual de procedimientos



Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplosde formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria,la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

Este documento localiza la siguiente información:

• Logotipo de la organización

• Nombre oficial de la organización

• Denominación y extensión (general o especifico)

• Lugar y fecha de la organización

• Numero de revisión(en su caso)

• Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización

• Clave de la organización. En primer termino, las siglas de la organización en segundo lugar la sigla de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y por ultimo el número de la forma.

Índice o contenido: relación de los capítulos que forman parte del documento

Prologo o introducción:exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.







Objetivos de los procedimientos: explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.

Áreas de aplicación o enlace de los procedimientos: esfera de acciónque cubren los procedimientos.

Responsables: unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.

Políticas o normas de operación: en esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explicita para facilitar la cobertura de responsabilidades de las distintas instancias que participan en losprocedimientos.

Concepto(s): en esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explicita para facilitar la cobertura de responsabilidades de las distintas instancias que participan en los procedimientos.

Procedimientos descripción de las operaciones): presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de lasoperaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en que consisten, cuando, como, donde con que y cuanto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo.

Formularios o impresos: formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. También se pueden anexar instructivos para su llenado.Instructivo de llenado de la descripción de operaciones

1. Logotipo de la organización: símbolo que identifica a la organización.

2. Denominación: nombre de la organización y del documento.

3. Procedimiento: nombre del procedimiento, el cual describe la materia a la que se refiere.

4. Fecha: fecha en que se termino la elaboración del procedimiento: día(numero arábigo), mes (numero romano) y año (numero arábigo).

5. Pagina núm. X de y: en la que x es el numero progresivo de las hojas en las que se diagrama el procedimiento y donde y representa el numero total de hojas de que consta el documento y que se repite hasta igualar a x.

6. Sustituye: fecha y página que reemplaza la nueva hoja (en cambio necesario). Este espacio se completa...