manual de procedimientos

Introducción

Un manual de procedimientos es un documento que nos permite conocer en todo momento las actividades cronológicas para el desarrollo de una actividad específica dentro de los distintos departamentos, demarcaciones o jurisdicciones según sea el caso de la organización de que se trate, también delimitan responsabilidades y participación en cada actividad.

Tiene gran utilidad dentrode toda organización pues entre otros beneficios permite el adiestramiento e inducción de un puesto de trabajo describiendo detalladamente las funciones del mismo, también sirve para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria también es útil cuando un individuo comete un error, es sencillo determinar las responsabilidades por la precisadivisión de las funciones, también aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo, esto definitivamente es un factor que personalmente considero de suma importancia porque es uno de los objetivos que persigue la Administración.

Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientosintegrales de procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial.















Desarrollo
Informaciónde un manual de procedimiento
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
Enél se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
Partes de un manual de procedimientos
Identificación.
Este documentodebe incorporar la siguiente información:
* Logotipo de la organización.
* Nombre oficial de la organización.
* Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.
* Lugar y fecha de elaboración.
* Número de revisión (en su caso).
* Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
* Clave de la forma. En primer término, lassiglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guion o diagonal.
Índice o contenido.
Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.
Prólogo y/o introducción
Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreasde aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.
Objetivos de los procedimientos
Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar laresponsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.
Áreas de aplicación y/o alcance de los procedimientos
Esfera...