Manual De Procesos Archivisticos

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 1
1 OBJETIVO GENERAL 2
2 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 3
2.1 DEFINICIÓN 3
2.2 OBJETIVO 3
2.3 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO 3
2.4 TIPOS DE COMUNICACIÓN 5
2.4.1 Comunicación externa 5
2.4.2 Comunicación interna 16
Figura 1 37
2.5 FLUJO DE INFORMACION DE PRODUCCION DOCUMENTAL 40
3 RECEPCION DE DOCUMENTOS 41
3.1 DEFINICIÓN 41
3.2 OBJETIVO 41
3.3 RESPONSABLES 413.4 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO 41
3.5 DEFINICIONES 42
3.6 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 43
3.7 FLUJO DE INFORMACION DE RECEPCION DE DOCUMENTOS 49
3.7.1 Recepción de documentos externos 49
3.7.2 Recepción de documentos internos 50
4 DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS RECIBIDOS 51
4.1 DEFINICIÓN 51
4.2 OBJETIVO 51
4.3 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO 51
4.4 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS 51
4.5 FLUJO DEINFORMACION DE DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS RECIBIDOS 53
4.6 FLUJO DE INFORMACION DE DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS INTERNOS 54
5 ENVÍO DE CORRESPONDENCIA Y OTROS DOCUMENTOS 55
5.1 OBJETIVO 55
5.2 ALCANCE 55
5.3 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO 55
5.4 RESPONSABLES 55
5.5 DEFINICIONES 56
5.6 Cuando se trata de correspondencia oficial 56
5.7 Cuando se trata de otros documentos oficiales 59
5.8 NORMASGENERALES 60
5.9 FLUJO DE INFORMACION DE DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS ENVIADOS 63
6 TRÁMITE DE DOCUMENTOS 64
6.1 DEFINICIÓN 64
6.2 OBJETIVO 64
6.3 ALCANCE 64
6.4 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO 64
6.5 RESPONSABLES 65
6.6 FLUJO DE INFORMACION DE TRAMITE DE DOCUMENTOS 66
7 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 67
7.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA 67
7.2 MARCO JURÍDICO 68
7.3 CONCEPTOS 73
8 LATRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL CAD 81
8.1 DEFINICIÓN 81
8.2 OBJETIVO 81
8.3 RESPONSABLES 81
8.4 DEFINICIONES 81
8.5 DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS. 82
8.6 CRITERIOS PARA LA REALIZACIÓN DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 85
8.7 PASOS METODOLÓGICOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS 87
9 CONSULTA Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS 89
9.1 DEFINICIÓN 89
9.2 OBJETIVO 89
9.3 RESPONSABLES89
9.4 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO 89
9.5 DEFINICIONES 91
9.6 SOLICITUD DE INFORMACIÓN 91
9.7 BÚSQUEDA DE LA INFORMACIÓN 93
9.8 CONTROL DEL PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DE LA INFORMACIÓN 93
9.9 FLUJO DE INFORMACION DE CONSULTA DE DOCUMENTOS 97
10 ARCHIVO DE DOCUMENTOS 98
10.1 OBJETIVO 98
10.2 ALCANCE 98
10.3 ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRAL 98
10.4 RESPONSABLES 99
10.5 DEFINICIONES99
10.6 DESARROLLO DEL PROCESO 102
10.7 FLUJO DE INFORMACION DE ARCHIVO DE DOCUMENTOS 104
10. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 105



INTRODUCCIÓN



1 OBJETIVO GENERAL

Conocer y suministrar las herramientas técnicas archivísticas, con el fin de controlar y darle trámite pertinente a la documentación y correspondencia de ASISTENCIAS Y SERVICIOS E.U. desde su producción y recibo hastasu disposición final.


2 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

2.1 DEFINICIÓN

Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
2.2 OBJETIVO

Organizar el manejo de la correspondencia producida, para un adecuado control de la misma.

2.3 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Ley 527 de 1999
Artículo 7. Mensajes de datos y firmas digitales.

Código Penal
Artículos 218 a228. Disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos.
Artículo 231. Reconocimiento y copia de objetos y documentos.

Código de Procedimiento Penal
Artículo 261. Valor probatorio de documento público.
Artículos 262 a 263. Valor probatorio de documento privado.

Código de Comercio
Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales-medios para el asiento de operaciones.
Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.
Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.

Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
Artículo 123. Soportes contables....