Manual procedimientos

UNIVERSIDAD TÉCNICA NACIONAL
DIRECCIÓN ACADÉMICA
GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS




ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN II









MANUAL DE NORMALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN





Elaborado por






Profesora











ALAJUELA, NOVIEMBRE, 2010
CONTENIDO


PREFACIO 3


PRESENTACIÓN 4


OBJETIVOS 6

General 6
Específicos 6CAPÍTULO I 7


RESEÑA HISTÓRICA 8

Misión 10
Visión 10

ASPECTOS GENERALES 11

Tipos Documentales más Comunes 11
Sistema de Clasificación de Documentos que se Utiliza 12
Sistema de Clasificación que se Recomienda 12

CAPÍTULO II 13


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA MUNICIPALIDAD DE VALVERDE VEGA 14


RECOMENDACIONES 22


CONCLUSIÓN 24


BIBLIOGRAFÍA 25


ANEXOS26


PREFACIO

El presente manual de procedimientos de la gestión documental ha sido creado con el propósito de servir como base en el archivo de gestión de la Alcaldía Municipal de Valverde Vega. Durante su elaboración se consideraron todos los conocimientos obtenidos en los diferentes cursos que se llevaron en los dos años consecutivos de la carrera de Gestión de ServiciosAdministrativos. Además se consultaron varias fuentes las cuales fueron de gran ayuda para las estudiantes.
Todo lo que este documento comprende ha sido elaborado cuidadosamente con el fin de que a cualquier persona que desee consultarlo le sea fácil y útil su comprensión; desarrollando desde contenidos básicos hasta procesos que requieren mucho más elaboración por parte de un administrador dedocumentos.





PRESENTACIÓN

Todos los seres humanos necesitan estar en contacto con otras personas, ya sea compañeros de estudio, de trabajo, amigos, familiares, vecinos u otros para satisfacer sus necesidades. Por este motivo se ha implementado una tendencia natural a organizar y administrar todos los procesos que se llevan a cabo, de manera tal que se puedan conservar lasrelaciones, controlar eficazmente y hacer mucho más fácil el intercambio de información, dinero datos, productos, entre muchos otros.
Es por lo anterior que en las empresas, instituciones y en general toda organización donde participe más de un individuo, se han determinado políticas y procedimientos que facilitan la organización y administración de los diferentes recursos con los que secuenta. Con el propósito de mantener estas políticas y procedimientos ordenados, se ha creado una de las mejores herramientas administrativas que son los Manuales de Procedimientos los cuales ayudan al cumplimiento de propósitos y objetivos de forma efectiva
Tal como lo define Wikipedia (2010) “El manual de procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse lasactividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan”.
Gestiopolis (2008) los define también como:
Documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios dedesempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.


Conociendo su concepto se puede decir que estos manuales son indispensables para el correcto desempeño de todos los empleados en sus funciones administrativas y especialmente en este caso al cual va dirigido este manual que es la Alcaldía Municipal de Valverde Vega.
El Manual estáestructurado en dos capítulos, el primero comprende una breve reseña histórica de la institución, así como su misión y visión, algunas generalidades de la Municipalidad, además los tipos documentales que más utiliza esta entidad y el sistema de clasificación de documentos que dicha posee. En el segundo se encuentra el Manual de procedimientos de documentos diseñado para la institución elegida por las...