Manual ¿que es? y como se elabora

MANUAL
Por: Jorge Lugo

¿Qué es?


Instrumento administrativo que contiene en forma
explícita, ordenada y sistemática información
sobre objetivos, políticas, atribuciones,
organización y procedimientos de los órganos de
una institución; así como las instrucciones o
acuerdos que se consideren necesarios para la
ejecución del trabajo asignado al personal,
teniendo como marco dereferencia los objetivos
de la institución.

¿Cómo se hace?
A) IDENTIFICACIÓN
 Este documento debe incorporar la siguiente información:
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Logotipo de la organización.
Nombre oficial de la organización.
Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en
particular debe anotarse el nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboración.
Nùmero de revisión (en su caso).Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
Clave de la forma. En primer tèrmino, las siglas de la organización,
en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se
utiliza la forma y, por ùltimo, el nùmero de la forma. Entre las siglas y
el nùmero debe colocarse un guiòn o diagonal.

B) ÍNDICE O CONTENIDO
Relación de los capítulos y
pàginascorrespondientes que
forman parte del documento.

C) PRÒLOGO Y/O
INTRODUCCIÓN
Exposición sobre el
documento, su contenido,
objeto, àreas de aplicación e
importancia de su revisión y
actualización.
D) OBJETIVOS DE LOS
PROCEDIMIENTOS
Explicación del propósito que
se pretende cumplir con los
procedimientos.

E) AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE
DE LOS PROCEDIMIENTOS

Esfera de acción quecubren los
procedimientos.
 Dentro de la administración
pública federal los
procedimientos han sido
clasificados, atendiendo al
ámbito de aplicación y a sus
alcances, en: procedimientos
macroadministrativos y
procedimientos
mesoadministrativos o
sectoriales.


F) RESPONSABLES



Unidades administrativas y/o
puestos que intervienen en los
procedimientos en cualquiera de
susfases

G) POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN
 En esta sección se incluyen los criterios o
lineamientos generales de acción que se determinan
en forma explícita para facilitar la cobertura de
responsabilidad de las distintas instancias que
participaban en los procedimientos.
 Además deberán contemplarse todas las normas de
operación que precisan las situaciones alterativas
que pudiesenpresentarse en la operación de los
procedimientos. A continuación se mencionan
algunos lineamientos que deben considerarse en su
planteamiento:






Se definirán perfectamente las políticas y/o normas
que circunscriben el marco general de actuación del
personal, a efecto de que esté no incurra en fallas.
Los lineamientos se elaboran clara y concisamente,
a fin de que sean comprendidosincluso por
personas no familiarizadas con los aspectos
administrativos o con el procedimiento mismo.
Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar
la continua consulta a los niveles jerárquicos
superiores.

H) CONCEPTO (S)
Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el
procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización
requieren de mayorinformación o ampliación de su significado, para
hacer más accesible al usuario la consulta del manual.
I)PROCEDIMIENTO (descripción de las operaciones).
Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de
las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué
consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen,
señalando los responsables dellevarlas a cabo.
J) FORMULARIO DE IMPRESOS.
Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se
intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la
descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse
referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores
que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar...