Manual

ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS

Cotización
La cotización es la tasación oficial que se hace de su valor (normalmente a diario), en función de criterios pre-establecidos que dependen de las órdenes de compra y de venta de ese título. Es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación.

Catalogó de proveedores
El Catálogo de Proveedores es un listado de las Personas Físicas oMorales que han vendido productos o servicios a la empresa.
Es indispensable registrar a todos aquellos proveedores que nos hayan expedido Facturas, Recibos de Honorarios u otros comprobantes, ya que esto es un paso requerido durante la Comprobación del Gasto.

Requisición
Una requisición de compra es una autorización del Departamento de Compras con el fin de abastecer bienes o servicios.Ésta a su vez es originada y aprobada por el Departamento que requiere los bienes o servicios.

Orden de compras
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.
La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.
Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:
* Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido
* Número de orden de compra
* Nombre y dirección del proveedor
* Fecha del pedido yfecha de entrega requerida
* Términos de entrega y de pago
* Cantidad de artículos solicitados
* Número de catálogo
* Descripción
* Precio unitario y total
* Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la
* orden
* Firma autorizada
El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para serregistrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras

Licitaciones
Acto de subastar o someter a concurso público los contratos de obras o servicios, compras, adquisiciones etc. del Gobierno Federal con el propósito de obtener la mejor oferta en calidad y precio de los contratistas o proveedores. Las licitaciones públicas pueden ser nacionales o internacionales, segúnparticipen solo proveedores nacionales, o cuando puedan concursar proveedores tanto de nacionalidad mexicana o extranjera. Es importante mencionar que también hay licitaciones por invitación restringida en la que concursan cuando menos tres proveedores.
Clasificación de las licitaciones:
* IASA: Invitación Abierta
* CESA: Licitación Pública Estatal
* CNSA: Licitación Pública Nacional
*CISA: Licitación Pública Internacional
Para las licitaciones se realizan:
* Junta de aclaración de dudas: donde los proveedores expresan las dudas que tiene referente a lo que la requirente solicita.
* Apertura de sobres y propuestas técnicas: aquí los proveedores presentan sus propuestas a la requirente.
* Fallo: el comité de adquisiciones analiza todas las propuestas de losproveedores y proceden a dictaminar el fallo, durante las 24 horas siguientes se publica por internet el resultado de quien fue el proveedor que gano el concurso, para la adquisición del producto o en su caso el prestador de servicios.

Concurso
Es aquel que se convoca para la contratación de servicios en general, de servicios de consultoría y de arrendamiento de bienes, dentro de los márgenesestablecidos por la Ley Anual de Presupuesto.
Se entiende por servicios en general aquellos que la Entidad contrata con terceros, ya sean éstos personas naturales o jurídicas, para desarrollar actividades técnicas como limpieza, vigilancia, reparaciones y otras similares.
Se entiende por servicios de consultoría aquellos de carácter profesional, altamente calificados, prestados por personas...