Manuales Administrativo

MANUALES ADMINISTRATIVOS
Concepto:
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática  la información de una organización.

Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado enuna empresa.

Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo.

Ventajas y Desventajas de los manuales administrativos:

Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sinembargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia.

Ventajas:
Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas:
1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.
2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
3. Facilita el estudio de los problemas deorganización.
4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones  necesarias en la organización.
 
Desventajas:
Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes:
 
1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
2. Algunasconsideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.
3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
4. El costo de producción y actualización puede ser alto.

CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, destacan el relativo a losmanuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la organización, por una parte, y por la otra, proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de lastareas que se le han encomendado.

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:

POR SU CONTENIDO
Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes:

* Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información históricasobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización.

* Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada laestructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

* Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual sebasan todas las acciones.

Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:
a) Agilizar el proceso de toma de decisiones
b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
c) Servir de base para una constante y efectiva revisión.
Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción,...