Manuales administrativos


¿Qué son los manuales?
Los manuales son documentos que se manejan en las empresas para tener un mejor control de las actividades de las áreas de las empresas. Con estos documentos los miembros de una organización se pueden guiar para saber qué actividad realizar, cómo y quiénes la realizan, ya que recopilan toda esa información para darla a conocer, es una manera más sistemática de manejaruna organización ya que facilita la comunicación y coordinación de jefe-colaborador de cada área, ya que el jefe delimita qué es lo que quiere que sus colaboradores realicen exactamente sin que les tenga que decir verbalmente, también informa sobre cambios o políticas permanentes que se deseen realizar.
¿Para qué sirven los manuales?
Sirven para llevar un mejor control y distribución de tareassignificativas en la organización evitando la explicación directa con cada miembro, es decir ahorran tiempo, ya que aquí se encuentra explicado todo lo que se va a hacer, tareas y cambios, sirven para una guía de tareas, es un documento informativo, sirve para evitar problemas funcionales o de jerarquía, sirven para saber y evaluar que tan bien se desenvuelven en su puesto o ver cambios en eldesarrollo de los mismos.
¿Quiénes usan los manuales?
Los manuales son utilizados por los miembros de la empresa que se necesitan para llevar a cabo las metas de una organización, ya sea personas que trabajan en oficinas o en otra área, o incluso pueden ser utilizados para la orientación de nuevos miembros a una empresa, guiando a cualquiera de estos a un mejor desempeño de su puesto, o para adoptarnuevas metas o cualquier cambio en la estructura de la empresa.
¿Qué áreas utilizan los manuales?
Cada empresa tiene áreas diferentes, los manuales se pueden utilizar en las áreas que los mandos principales creen que es necesario, o puede que decidan que se utilice en todas las áreas, ya que hay unas empresas que tienen más áreas que otras. Por ejemplo una empresa puede necesitar unadiestramiento o cambios en el área de producción, entonces la empresa lo que hace es crear un manual en donde le va a indicar qué es lo que debe de realizar.
Partes de los manuales
PORTADA: La portada debe contener la identificación de la empresa, y donde o cuando se elabora el manual.
Tabla de contenido: Esta parte muestra como su mismo nombre lo dice, el contenido de un manual, que sirve al lector aubicarse por medio de títulos y el número de página. La única función es dar a conocer el contenido de forma breve, no se muestran contenidos ni significados, solamente los temas o títulos de los que se dan a conocer en el manual, dando de referencia el número de página para guiarse respecto a la información.
Introducción: Es una presentación de lo que trata el documento, a lo que éste quiere llegar,más que todo entender el contenido.
ANTECEDENTES: Explicar el origen de la organización y sus primeros logros y fracasos, llegando hasta la organización que hoy en día son.
MARCO JURÍDICO: Todos los procedimientos que se usaron para que la organización sea legal en todos sus aspectos.
Instrucciones para el uso del manual: Esta parte da indicaciones a la persona que lee el documento de cómodebe usar el manual, para que ayuda y a que se refiere éste.
Objetivos del Manual: Un manual siempre va a buscar reforzar o mejorar a la organización, esto es lo que se debe detallar en este punto, qué es lo que el manual busca.
RESPONSABILIDAD: Se debe de dejar alguien a cargo del manual para que lo redacte, revise y verifique que todo está bien en el manual, que sea comprensible para las personasque lo leerán.
Cuerpo del manual: Aquí se muestran los temas de los que se quieren abordar, cambios en la empresa, o de lo que se quiere mejorar.
Flujogramas: En esta parte el lector analiza y ve la secuencia (de forma gráfica) el contenido de los manuales.
Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura organizacional, que muestra los niveles jerárquicos, sus áreas y las...