Manuales administrativos

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LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
 
Los manuales administrativos son una valiosa herramienta técnica que, coadyuva a lograr una adecuada sistematización de los procedimientos administrativos de la empresa.
 
Definición de manual
 Documento elaborado sistemáticamente en el cual se indican las actividades, a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán serrealizadas, ya sea conjunta ó separadamente.
Con el propósito de ampliar y dar claridad a la definición, citamos algunos conceptos de diferentes autores;
 
* -        Duhat Kizatus Miguel A. Lo define “ Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesariospara la menor ejecución del trabajo”.
* -        Para Terry G.R.: “Es un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa”.
* -        Continolo G. Lo conceptualizará como: “ Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinadosector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo”.
 
* -        Definición de manual de organización.- Es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura, funciones, así como las tareas especificas y la autoridad asignadas a cada miembro del organismo.
* -        Definición de manual de procedimientos.- Instrumentoadministrativo básico para coordinación, dirección y control administrativo, que facilita la adecuada relación entre las distintas unidades administrativas de la organización.
* -        Definición de manual de políticas.- Es un documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración superior.
 
Antecedentes
 
El uso de los manuales, de que se tenga registro, data de losaños de la segunda guerra mundial, en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales como se instruía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña.
Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares, memorándums, instrucciones internas, etc., mediante los cuales se establecíanlas formas de operar de un organismo; ciertamente estos intentos carecían de un perfil técnico, pero establecieron la base para los manuales administrativos.

Objetivos
 
Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicación de las políticas, decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, y dependiendo del grado de especialización delmanual, podemos mencionar los siguientes objetivos:
 
* -        Presentar una visión de conjunto de la organización ( manual de organización).
* -        Precisar las funciones de cada unidad administrativa (manual de organización).
* -        Facilitar el reclutamiento de personal ( manual de organización).
* -        Presentar una visión integral de cómo opera la organización (manual de procedimientos).
* -        Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento ( manual de procedimientos).
* -        Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa (Manual de procedimientos).
* -        Precisar expresiones generales para llevar a cabo accione en cada unidad administrativa ( manual de políticas).
*-        Precisar expresiones generales para agilizar el proceso decisorio (manual de políticas).
* -        Facilitar la descentralización, mediante lineamientos para los niveles intermedios en la toma de decisiones ( manual de políticas).
* -        Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un área específica (manual por función específica).
* -        Servir como medio...
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