Manuales administrativos

ANÁLISIS DE MANUALES ADMINISTRATIVOS.
Manuales Administrativos: Documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.
Los manuales son herramientas eficacespara transmitir conocimientos y experiencias, porque ellos documentan la tecnología acumulada hasta ese momento sobre un tema.
Ventajas y desventajas de los manuales administrativos
Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia.
VentajasDesventajas
1. logra y mantiene un sólido plan de organización. 1. existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
2. sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesariasen la organización. 2. su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones
3. determina la responsabilidad de cada puesto y surelación con los demás de la organización. 3. algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.
4. sirve como una guía en el adiestramiento de novatos. 4. muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.




ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
Después de reunir todos los datos, el siguiente paso es organizarlos en formalógica mediante el desarrollo de un esquema de trabajo, es decir, el proyecto del manual.
Lo primero que se debe hacer es un análisis de la información, con la finalidad de facilitar el manejo y ordenamiento de lo que debe incluirse en el contenido del manual, para lo cual es necesario establecer la secuencia:
¨ Conocer el hecho o situación que se analiza.
¨ Describir ese hecho o situación.OBJETIVOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS:
Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, políticas, procedimientos, normas, etc.
Proporcionar información para la planeación e implementación de reformas administrativas.
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y suevaluación.
Son una base para el análisis del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
¨ Descomponerlo en todos sus detalles y elementos.
¨ Examinarlos críticamente para comprender mejor cada elemento.
¨ Ordenar cada elemento de acuerdo a criterios previamente establecidos.
¨ Identificar y explicar sucomportamiento con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atención.
¨ Precisar las relaciones entre cada elemento.
Para facilitar el análisis de la información podemos apoyarnos con los cuestionamientos siguientes:
¿Qué trabajo se hace? ¿Para qué se hace?
¿Quién lo hace? ¿Cómo se hace?
¿Con que se hace? ¿Cuándo se hace?
Para obtener la información que dará la pautapara formular el manual, es necesario que después de obtener las respuestas claras y precisas a las preguntas anteriores, se someta a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta ¿porqué?
Una vez obtenidos los resultados del análisis de la información se puede continuar con las etapas de:
1.- Redacción. Se debe tomar en cuenta a quienes se va a dirigir el manual, de manera que el vocabularioutilizado sea claro, sencillo, preciso y comprensible, procurando no utilizar siglas ni abreviaturas.
2.- Elaboración de diagramas. Se utilizan los siguientes: estructura orgánica y diagrama de flujo. Su elaboración deberá hacerse empleando las más sencillas y conocidas en el medio, uniformando su presentación a fin de facilitar la comprensión de los mismos.
3.- Formato. Debe tomarse en...