Manuales administrativos

TEMA
MANUALES ADMINISTRATIVOS
CONCEPTO
Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.). Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejordesempeño de sus tareas. Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación. Si bien existen diferentes tipos de manuales que satisfacen distintos tipos de necesidades puede calificarse a los manuales como:
Un cuerpo sistemático deinformación que contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.
En las organizaciones en que no se utilizan manuales, las comunicaciones o instrucciones se transmiten a través de comunicados internos, que si bien cumplen con ese propósito no constituyen un cuerpo orgánicode información por lo que dificulta su aplicación en un momento dado (por ejemplo conocer cuál es el total de las disposiciones registradas a través de comunicados aislados, cuál de ellas está vigente, cómo ubicar rápidamente una instrucción referida a un tema en particular, etc.)
OTROS CONCEPTOS:

"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable)
seconcentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin
concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en
la empresa". A. Reyes Ponce.

"El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a seguir
para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo
que desempeñaresponsabilidades especificas. Un procedimiento por escrito significa
establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo". Graham
Kellog.

"Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y
pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa".
Terry G. R.

"Una expresión formal de todas lasinformaciones e instrucciones necesarias para
operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección
adecuada los esfuerzos del personal operativo". Continolo G.
ANTECEDENTES.
El uso de los manuales, de que se tenga registro, data de los años de la segunda guerra mundial, en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fuemediante los manuales como se instruía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña.
Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares, memorándums, instrucciones internas, etc., mediante los cuales se establecían las formas de operar de un organismo; ciertamente estos intentos carecían de un perfil técnico, pero establecieron la base para losmanuales administrativos.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES:

De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:
1. Instruir al persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.
2. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa paradeslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
3. Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la
uniformidad en el trabajo.
4. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.
5. Proporcionar información básica para la planeación e...