Manuales administrativos

UNIDAD 11: MANUALES DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
11.1 Propósito de Manuales de Organización y Procedimientos
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.
Objetivos:
Instruir al persona, acerca de aspectos tales como: objetivos,funciones, relaciones, políticas, procedimientos , normas, etc.
Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.
Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso,facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.
Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas.
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. 
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación delpersonal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. 
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. 
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. 
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. 
Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas oerrores. 
Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación. 
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo. 
Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. 
Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos
Sistematizar lainformación de la empresa.
Informar sobre diferentes aspectos de la empresa como son su historia y evolución, su estructura orgánica, objetivos, políticas, sus procesos, entre otros.
Estandarizar los procesos, funciones y actividades de la empresa.
Cubrir un requisito de certificación ISO

11.2 Clasificación
Por su contenido se clasifican en:
· De organización: dónde se especifican las diversasunidades orgánicas que componen la empresa.
· De procedimientos: donde se establecen los principales procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.
· De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.
· De Bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manualse detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.
Por su ámbito:
· Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.
· Específicos: que consignan información de un área o específica.
11.3 Estructura Básica
La estructura básica de los manuales está determinada por las tecnologías de información y comunicación con que cuente la empresa, esto es, silos Manuales se van a montar en una plataforma de la empresa intranet, o en el sistema de información, o van a ser impresos.

1.-Todo manual debe contener la información básica de cualquier documento, como es una portada con identificación y nombre del procedimiento a describir, así como logotipo de la empresa. Adicionalmente un índice y una introducción al mismo.
2.-Para que el manual tengasentido, debe tener un objetivo claro del procedimiento que se detallará, pues como hemos indicado, es una descripción de tareas pero que ordenadas y en secuencia nos llevarán a una meta, la cual desde el principio debe quedar clara para el lector y plasmada en el objetivo.
3.-Toda tarea debe siempre tener claramente definidos los responsables y el alcance de la tarea a realizar, esto es,...