Manuales Administrativos

INTRODUCCION
Las tareas cotidianas en los procesos administrativos y tecnológicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando en el desempeño mismo de las tareas, el creciente grado de especialización, como consecuencia de la división del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro deuna estructura organizacional. Así pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, así mismo son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las políticas del organismo, facilitar la capacitación de nuevos empleados, proporcionar una mejor y más rápida inducción a empleados en nuevos puesto, etc.
La efectividad de los manualesadministrativos radica en el análisis de cada proceso, actividad, función, tarea, etc. ya que este permitirá una elaboración precisa de cada manual, logrando con ello que el usuario encuentre una solución a sus problemas sin necesidad de consultar a los niveles superiores.
El objetivo de este trabajo es dar un panorama general de las bases para la elaboración de los manuales administrativos, así como una guíapráctica para que puedan ser desarrollados, proporcionando una idea mediante el ejemplo que facilite su diseño e implementación.

1. ¿Qué son manuales?
Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.
Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación.
Los manuales son textosutilizados como medio para coordinar, registrar  datos e información en forma sistémica y organizada. También es el conjunto de orientaciones o instrucciones con el fin de guiar o mejorar la eficacidad de las tareas a realizar.
Si bien existen diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos tipos de necesidades, puede clasificarse a los manuales como un cuerpo sistemático que contiene ladescripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.
2. ¿Qué son manuales administrativos?
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de unaorganización.
 Otros Conceptos: 
"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) 
se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin 
concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa". A. Reyes Ponce. 

"El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala elprocedimiento a seguir 
para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo 
que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa 
establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo". Graham 
Kellog. 
"Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y 
pueden ser utilizadospara orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa". 
Terry G. R. 
"Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para 
operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección 
adecuada los esfuerzos del personal operativo". Continolo G. 
3. Necesidad de los manuales administrativos
Se necesita un manual cuando ocurren algunasde las siguientes circunstancias:
* Muchas personas desempeñando actividades similares y complejas.
* Alta rotación de personal entre los puestos de trabajo.
* Trabajos muy especializados y no repetitivos en los cuales, grupos de usuarios deben manejar diseños complejos y casi siempre desconocidos para ellos (tal como es el análisis y diseños de sistemas).
* Grandes flujos de...