Manuales de Cuentas a Pagar SAP

1. Objetivo
El objetivo de este Manual es definir las normas y procedimientos que se deben cumplir para el ingreso de remitos/facturas de Proveedores, de forma tal de asegurar el cumplimiento en tiempo y forma de las obligaciones de la compañía.
2. Límites, alcance del circuito y ámbito de aplicación
Este Manual es aplicable a todas operaciones del circuito de Cuentas a pagar de “LSG Sky ChefsArgentina SA”
El proceso tiene su límite inicial en la recepción de Remitos/Facturas y su límite final en el traspaso del legajo completo al sector de tesorería.
3. Usuarios y responsables intervinientes
 Usuario / Área Usuaria: sector beneficiario de un bien o servicio que debe ser abonado son Responsables de la correcta emisión de la Orden de compra teniendo en cuenta las condicionespactadas con proveedores, en caso de recibir la factura, es responsable también de hacer llegar al Área de Cuentas a Pagar dicho documento, verificando e indicando previamente las órdenes de compra también deben verificar la recepción de las materias primas y/o materiales e informar que se finalizó el servicio si se tratase de ellos.
 Área de Cuentas a Pagar: es responsable de registrar los documentosque permitan emitir los pagos a los proveedores. Para ello, es responsable de certificar en el sistema SAP la recepción de dicho bien o servicio, de revisar el correcto formato de factura recibida, de verificar que las ordenes de compras estén autorizadas y tengan relación con los bienes o servicios recibidos en cuanto a cantidad y precios, en caso de servicios cuentas a pagar es responsable dela correcta imputación contable de los “gastos”. Los responsables de cuentas a pagar controlan y concilian las cuentas corrientes con los proveedores.
Es responsabilidad de cuentas a pagar entregar el legajo completo de pago al sector de Tesorería.
 Área de Tesorería: es el área responsable de la emisión, gestión de firma y entrega de los pagos realizados por LSG Sky Chefs Argentina SA
Área de Impuestos: es el área responsable de la detección de la obligación delos pagos de impuestos así como también de la registración en el sistema de dichos pagos y la entrega de los documentos a abonar a Tesorería.
 Apoderados: son responsables de la firma de cheques o aprobación electrónica por Interbanking. Para su firma se basan en el Legajo de Ordenes de Pagos - presentado porTesorería.
4. Documentos intervinientes
 Remitos: Detalle de cantidades recibidas, en algunos casos el proveedor entrega la factura separada del remito.
 Factura: documento que detalla los bienes o servicios vendidos o prestados a la compañía por un proveedor, con indicación de cantidades y precios.
 Orden de Compra: documento emitido a través del sistema SAP, que debidamente aprobado certifica lacompra realizada, identificando el proveedor designado, las cantidades acordadas, precio, las especificaciones técnicas, los plazos y lugares de entrega, entre otros detalles.
La Orden de Compra puede consistir tanto en un Pedido Puntual como en un Contrato Marco, pueden ser: directas, son las que se hacen sin solicitud de pedido, generalmente las de servicios (no afectan stock) o pueden ser lasque derivan de una Solicitud de Pedido del sector de depósito.
5. Normas y políticas
5.1 Autorizaciones
En los casos en que las facturas superen montos/topes previamente establecidos por la Gerencia, los cuales varían dependiendo si son facturas por Materia prima o por servicios, la factura o bien la Orden de Compra debe estar autorizada, además del Gerente de Compras, por el Controller.5.2 Resguardo de Documentación
La documentación de respaldo de las operaciones debe ser almacenada por 10 años (Según requerimiento de AFIP, por 5 años después de operada la prescripción del período fiscal a que se refiere. Dicho período de prescripción es de 5 años según el art. 56 de la Ley de procedimiento tributario N°11.683), o por el tiempo exigido por la legislación vigente, en un...