Manuales De Oficinas De Partes

EL APORTE TECNOLÓGICO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL
( CASO CORRESPONDENCIA ) Por: Ing. Hernán Cárdenas y Ing. Franco Di Biase
(Revista Informática Julio – Agosto 2006)

Introducción
Los procesos de negocios que son propio de todas las empresas, tienen un flujo documentario, que le son inherentes y cuya finalidad es ser un respaldo de: disposiciones legales, acciones contractuales, control degestión, comunicación entre las partes, normas de procedimientos, diseño, entre otras. Las empresas pueden recibir documentos de otras empresas o enviárselos, como también pueden ser sólo de circulación interna. Si bien el avance tecnológico, como es el uso de los correos y de firma electrónica, ha reducido en forma significativa la cantidad de documentos y formularios en papel que circulan, aún sesigue usando el instrumento tradicional ya sea porque: el correo electrónico no tiene la formalidad que normalmente se requiere: sigue aún prevaleciendo la “cultura del papel”; la empresa no dispone de un sistema computacional que sea capaz en forma oportuna de reunir en un solo acceso o en un solo lugar todos aquellos documentos que son necesario tener disponible, al momento de tener que tomar unadecisión. Los volúmenes de documentos se vuelven aún más significativos si se considera la cantidad de copias y fotocopias que se archivan de un mismo formulario, en las distintas áreas de la empresa. Por muy eficientes que sean los sistemas de archivo que tenga la empresa, se detectan a simple vista una serie de inconvenientes: Todas las copias de un documento deben ser archivadas ya sea porcorrelativo, por materia, etc. Para ello es necesario disponer de carpetas, archivadores y costosos espacios de almacenamiento. Se gasta valioso tiempo de personal administrativo archivando estas copias y posteriormente buscándolas cuando se requieran, sin saber muchas veces donde se encuentra.

Caso “Correspondencia”
Cuando las empresas deciden introducir tecnologías de información y comunicaciónpara apoyar los procesos donde intervienen documentos, como es el caso de la correspondencia, los beneficios que se producen son considerables, siendo algunos de ellos, los siguientes: Agilizar el flujo de documentos y conocer el estado y lugar donde se encuentra. Por ejemplo, el sistema puede generar una alarma indicando que el tiempo que permanece un documento en el escritorio de un ejecutivo quedebe colocarle un visto bueno, excede el tiempo predefinido para tal hecho. Disponer del documento original en tiempo oportuno, ya que se encuentra escaneado y almacenado digitalmente, sin importar donde físicamente se encuentre guardado ya que no se deben mover. Reducir los espacios y el costo de almacenamiento físico, ya que las gavetas pueden ubicarse en lugares distantes de las oficinas, dondeel m2 es más económico. Poder compartir una carpeta o un documento en forma simultánea entre dos o más usuarios. Sólo pueden acceder a un documento, aquellos que tienen autorización.

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Evitar la duplicidad y la multiplicidad de copias que se suelen sacar de un documento original. Se tiende a generar copias para mantener el documento físico en cada área, comotambién para archivarlo por diferentes conceptos, como son: correlativo, materia, etc. Evitar el extravío de un documento mientras esté siendo trabajado por una unidad administrativa de la empresa. Proyectar una imagen de eficiencia y de buen servicio hacia los clientes, al permitir disminuir los tiempos de espera, especialmente cuando el documento original esta almacenado en otro sitio. Reimprimir eldocumento original las veces que se quiera, en el lugar donde se está realizando la actividad.

La solución tecnológica que lleva implícita la “Gestión Documental” significa que toda la correspondencia que una empresa recibe o despacha se digitaliza, transformándose en una imagen u objeto electrónico. Para que un sistema de este tipo sea eficiente, es importante que se defina ex ante, cual es...