Manuales y formularios

Ventajas y desventajas del uso de flujogramas

Ventajas:

• Aumenta la eficiencia en realización de actividades.
• Son un elemento importante de revisión y evaluación.
• Posibilita el ahorro real de tiempo y gastos.
• Constituye la solución a problemas administrativos que puedan presentarse en una organización.
• Ayudan a institucionalizar y hacer efectivos los procedimientos.Desventajas:

• Su mala o poco cuidadosa preparación trae inconvenientes en el normal desenvolvimiento de las operaciones.
• Si no se actualiza constantemente pierde vigencia e importancia para la organización.
• Una redacción mala o deficiente puede hacer muy complicado su uso.


¿Qué es un manual?

El manual es todo cuerpo sistemático que indica las actividades a ser cumplidas por los miembrosde la organizaciones y la forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sean conjuntas o separadamente. El propósito fundamental de los manuales es el de instruir a los miembros de la organización acerca de aspectos tales como: funciones, autoridad, normas, procedimientos, políticas, objetivos, etc.




Tipos de manuales

Referidos a la organización:

Manual de organización: es unode los mas importantes y siempre debería existir en cualquier organización. En él se describe literalmente el organigrama, definiendo objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los diferentes puestos de trabajo que componen su estructura.

Manual de políticas: es la descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos por los directivos y ejecutivos en la toma de decisiones, parael logro de los objetivos. Este tipo de manual puede ser complementado con circulares y memorandos, atendiendo a los cambios del medio ambiente con el fin de difundir y hacer llegar su contenido a los niveles administrativos correspondientes.

Manual de cargos: también llamado “descripción de cargo”, es utilizado en el área de recursos humanos y tiene por objeto definir cada puesto de trabajo dela organización así como el perfil de la persona que lo ostentará.

Referidos al personal:

Manuales de usuario: son aquellos que permiten guiar al empleado en el uso de sistema, equipo, etc.

Manual de inducción: también llamado “manual de empleado”, tiene por objeto lograr una rápida asimilación del personal nuevo y su posterior entrenamiento, evitando un ingreso traumático a laorganización.

Manuales de normas y procedimientos: constituyen la expresión analítica de los procedimientos administrativos, a través de los cuales se canaliza la actividad operativa de las organizaciones, además del enunciado de normas de funcionamiento básicas a las cuales deberán ajustarse los miembros de la misma, contienen normas, procedimientos, flujogramas y formularios usados en cada actividad.Partes de un manual

Introducción:
Explicación breve del objetivo y fin del manual, a modo de poder ubicar con claridad objetiva a la persona que lo vaya a ubicar.

Índice numérico:
Es la enunciación detallada de los distintos capítulos y secciones que comprende el manual con especificación del numero de página.
Cuan mas detallado sea mas rápido será lalocalización de la información contenida



Instrucciones para su uso:
Esta parte del manual es fundamental ya que la claridad con que esta expuesta dependerá del mayor o menor uso que de este se realice, la primera de las instrucciones concierne a la estructura del manual y los fundamentos de los capítulos y secciones en los cuales esta divido elcontenido. Debe explicarse el sistema de codificación utilizado tanto para las divisiones del contenido como el código empleado para identificar cada unidad orgánica y la forma cómo se codifica la descripción de lo ya mencionado.

Glosario:
En los manuales suelen usarse ciertos términos cuyos conocimientos no siempre son conocidos por los usuarios, por un lado se trata de...