Manuales

EL MANUAL DE FUNCIONES

GÓMEZ CEJA, Guillermo, Planeación y Organización de Empresas; octava Edición, 1997:

“Un Manual es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y las políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y cronológica de una serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado, indicando quien lo realizará, que actividadeshan de desempeñar y la justificación de todas y cada una de ellas, en forma tal, que constituye una guía para el personal que ha de realizarlas”.

El Manual de funciones es un instrumento muy necesario dentro de la Administración ya que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada individuo en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basado en los respectivosprocedimientos. Además señala la secuencia lógica y cronológica de las actividades, indicando quién y cómo las realizará y la justificación de cada una de ellas, es decir; el manual de funciones se convierte en una guía para todo el personal que labora dentro de una organización con el propósito de lograr los objetivos de una manera eficiente y eficaz.

2.2.6.1. OBJETIVOS DEL MANUAL

a)Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
b) Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
c) Facilitar las labores de auditoría, la evaluación de control interno y su vigilancia.
d) Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándole lo que se debe hacer y cómo se debe hacer.


e) Ayudar en lacoordinación del trabajo y evitar duplicidad de funciones.
f) Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
g) Presentar una visión de conjunto de la organización ( individual, grupal o sectorial)
h) Determinar la responsabilidad de cada unidad y puesto en relación a la organización.
i) Servir de medio de integración yorientación al personal nuevo, que facilite su incorporación al trabajo
j) Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

CARACTERÍSTICAS DEL MANUAL

a) Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso, para su apropiación, uso y operación.
b) Estar debidamente formalizado por una instancia que corresponda a la Empresa.c) Hacer uso racional y adecuado por parte de los destinatarios.
d) Satisfacer las necesidades reales de las Empresas u Instituciones.
e) Estos manuales deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador.
f) Deben estar elaborados mediante una metodología conocida que permita flexibilidad para sumodificación y/o actualización mediante hojas intercambiables, de acuerdo con las políticas que emita la organización.
g) Los manuales de funciones, procesos y procedimientos deben contar una metodología para su fácil actualización y aplicación.
h) Las dependencias de la organización deben contar con mecanismos que garanticen su adecuada difusión. Los manuales deben cumplir con la función para lacual fueron creados; y se debe evaluar su aplicación, permitiendo así posibles cambios o ajustes.

VENTAJAS DEL USO DE LOS MANUALES

VÁSQUEZ R, Víctor Hugo, Organización aplicada, Segunda Edición: Según el autor tenemos las siguientes ventajas:

a) Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización, elementos éstos que por otro lado seríadifícil reunir.
b) La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento.
c) Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a qué nivel alcanza la decisión o ejecución.
d) Mantienen la...