MANUALES

1.- QUÉ ES UN MANUAL.
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.
2.- ¿CÓMO SE CLASIFICAN LOS MANUALES?
Por su contenido se clasifican en:
· De organización: dónde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la empresa.· De procedimientos: acá se establecen los principales procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.

· De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.

· De Bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de laempresa, misión, visión, valores, etc.

Por su ámbito:
· Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.
· Específicos: que consignan información de un área o específica.
3.- UTILIDAD.
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Auxilian enla inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.

Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el análisis posteriordel trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.


4.- ÍNDICE TEMÁTICO
El contenido debe dividirse de acuerdo con una clasificación primaria e temas:
 
Índice.

Objetivos y antecedentes del manual.

Cada sección debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y quede vigente.

Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del manual.Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible.

Redacción clara, concisa y ordenada.

Complementarse con gráficas.

1.- Título y código del procedimiento.
2.- Introducción: Explicación corta del procedimiento.
3. -Organización: Estructura micro y macro de la entidad.
4.- Descripción del procedimiento.
4.1.- Objetivos del procedimiento
4.2. -Normas aplicables al procedimiento4.3. -Requisitos, documentos y archivo
4.4. -Descripción de la operación y sus participantes
4.5. -Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento
5. -Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.
6.- Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.
7. -Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
8. -Supervisión, evaluación yexamen: Entidades de control y gestión de autocontrol.


Elaboración
 
Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:
 
1. Definir el contenido:
·          Introducción.
·          Objetivos.
·          Áreas de aplicación.
·          Responsables.
·          Políticas.
·          Descripción de las operaciones.
·          Formatos.
·          Diagramasde flujo.
·          Terminología.
 
 
2. Recopilación de información.
3. Estudio preliminar de las áreas.
4. Elaboración de inventario de procedimientos.
5. Integración de la información.
6. Análisis de la información.
7. Graficar los procedimientos.
8. Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables.
9. Implantación y recomendaciones para la simplificación...