manueles de funciones

Ibagué, 01 de Octubre de 2013

MANUAL DE FUNCIONES

DEPARTAMENTO CONTABILIDAD – IMPORTACIONES – IMPUESTOS NACIONALES Y MUNICIPALES.
Según el Art. 1 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993 expresa que la contabilidad se debe ceñir a los principios y normas que la regulan, del tal manera que le permita identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar, e informar lasoperaciones del ente económico en forma clara, completa y fidedigna. Para desempeñar este puesto de trabajo se recomienda que la persona sea profesional de la Contaduría Pública y/o Auxiliar Contable, ya que se requiere de una persona hábil e integral en los diferentes temas que se manejan. En esta área de trabajo se desarrollan varios campos así:
1. Cuentas por Pagar: Comprende todos losproveedores que la Empresa tiene relación comercial o de prestación de servicios y honorarios o demás que genere un pasivo.
1.1. Las Facturas llegan directamente a Gerencia y en los dos puntos de venta (Almacenes-Administradoras), se les solicita con anterioridad para que estén al día.
1.2. Causación: Se revisa la factura teniendo en cuenta los requisitos contemplados en el Código de Comercio Art. 772,774 y del Estatuto Tributario Art.617. Se procede a ingresar la Factura teniendo en cuenta el principio de causación de la factura en la fecha (mes) que esta corresponde y se determina sí según la base se efectúa Retención en la Fuente, Impuesto Cree e IVA.
1.3. Pagos: Los pagos se manejan de Caja Disponible o Bancos, actualmente la Empresa cuenta con tres cuentas de caja así: Caja Principalque corresponde a la Fábrica, Caja Almacén Surtibaby y Caja Almacén Surtidor; y en Bancos la relación es la siguiente: Bancolombia Cuenta Corriente N° , Bancolombia Cuenta de Ahorro N° , Banco Occidente Cuenta Corriente N° , Banco Davivienda Cuenta Corriente N° , Banco Colpatria Cuenta Corriente N° , Banco de Bogotá Cuenta corriente N° , una vez entregado o consignado el cheque la copia de laconsignación es anexada en el C.E como soporte de dicho evento.
1.4. Reporte CCXC: Mensual o quincenalmente según Gerencia lo solicite, se genera el reporte de Cuentas por Pagar de la fábrica a la fecha y Gerencia hace la programación de pagos, estos pueden ser en efectivo o cheques al día o posfechados según el movimiento que tenga en caja o bancos y se procede hacer el descargue con comprobantes deEgreso; las Cuentas por Pagar de los Almacenes las Administradoras directamente se encarga de ello y solo es descargar el pago de la factura a través de un Comprobante de Egreso.
1.5. Conciliación: Trimestralmente se realiza conciliaciones con los proveedores a través de línea telefónica o vía e-mail, esto ya queda a consideración de la persona encargada. Los Números telefónicos se encuentran enla base de datos del sistema Contable Gema por el modulo de Terceros y los correos electrónicos se encuentran en el correo empresarial (cralidy10@hotmail.com) por el nombre de cada empresa.

2. Formato Créditos: Según cada proveedor envía periódicamente formatos para actualizar información de la Empresa o en su defecto siempre que hay negociaciones con proveedores nuevos estos solicitan firma depagaré y hoja de crédito, en el archivador N°2 en el cajón N° 2 se encuentra una carpeta con el nombre de “Solicitud Créditos” allí encontrará copias de los documentos anteriormente enviados los cuales le sirven como guía y a estos se les sacará copia para que quede constancia de que se diligencio y se envió.
3. Revisión Nomina: La nomina se divide por quincenas comprendido entre los días del 1al 15 y del 16 al 30 o 31 según el mes que corresponda, la persona encargada de hacer y digitar la nómina quincenalmente es del Departamento de Recursos Humanos. Se procede a revisar los registros manuales que son hora de entrada y hora de salida, las novedades que se hayan registrado como son los permisos e incapacidades, sanciones y demás que deben ser soportado con su respectivo documento que...