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CENTRO EDUCATIVO
GRANDES PENSADORES




INFOMAG




Fase de Definición
Autor: VICTOR PEREZ PEDRAZA
DAVID SIERRA DIAZGRANADOS
LUIS CARLOS VALLEJO
MARY LUZ CARRILLO TORRES
JOSE DIAZ
Fecha de inicio: Febrero 6, 2013
Fecha final: Marzo 5,2013
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10/03/13













Revisores
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Contenido



Introducción

En este documento se hará una descripción general de cómo una agremiación de informáticos buscara un problema en una institución educativa. Con el siguiente documento ellector entenderá los procesos que se llevan acabo en dicha institución educativa, principalmente el proceso de matricula actual, que es el que presenta inconveniente.
Describiremos el dominio del problema y analizaremos causas del problema y tecnología actual, además de los riesgos del proyecto. También aplicaremos el actual proceso al modelo de procesos de negocios para tener una mayor claridad delproceso.








Descripción del dominio del problema

Generalidades.

La asociación de informáticos del Magdalena, INFOMAG, fue fundada en 2013, por un grupo de egresados de ingeniería de sistemas de la Universidad del Magdalena; con el ánimo de reunirse periódicamente para compartir no sólo sus experiencias profesionales, sino de mantenerse permanentemente actualizados en losadelantos tecnológicos que rápidamente suceden en este campo de acción.
El Siguiente es el proceso que se lleva acabo al momento de matricular un estudiante a la institución educativa:

1- El acudiente recibe hoja de matricula por parte de la secretaria de la institución.
2- La directora entrega una ficha de matricula.
3- posteriormente el acudiente consigna directamente al colegio, se le entregauna libreta de pago para todo el año.
4- La libreta es entregada al acudiente, y el colegio se queda con la colilla (constancia de pago, para el colegio).
5- La secretaria ingresa la información del estudiante al SIMAT (sistema de matricula), como toda institución publica y privada de Colombia.
6- Estudiante queda matriculado
7- La contabilidad la maneja el colegio de forma manual, en unlibro de contabilidad.











Síntomas de problemas.

Existe un número considerable de estudiantes matriculados: muchos niños son matriculados cada año; pero muchos son desvinculados, también.
A pesar de no ser una institución educativa que se limita a formación prescolar y primaria, el numero de estudiantes excede el numero de 100, directora y secretaria, tienen otras ocupaciones,lo que les resulta tedioso administrar las matriculas y papeleos de forma manual.
Se hacen malos estimativos contables sobre los ingresos y egresos de la institución. Debido a que el proceso de matricula es manual, el ser humano comete errores de calculo.
Se reciben quejas de los acudientes al momento de buscar información de su niño, puesto que la atención es lenta por lo que es manual, y estedioso buscar dentro de tantas carpetas.
A pesar de que en la plataforma SIMAT se encuentra registrados los alumnos del colegio, se hace necesario que el colegio tenga su propia base de datos, y que esta no siga siendo manual.
Agentes o unidades organizacionales involucradas
Directora: Este agente son los encargados de por primera medida, ofrecer los servicios de la institución al acudiente,además de entregar la ficha de matricula al acudiente y posteriormente oficializar la matricula del estudiante, con su firma.
Secretaria: Este agente es la encargada de hacer entrega de la libreta de pago y realizar el proceso de matricula ingresando la información del estudiante al SIMAT. Este mismo agente cumple la función de tesorera, puesto que maneja la contabilidad de la institución y es la...