Marketing

Los viajes de negocios y el entretenimiento son indis¬pensables en muchos empleos, y con frecuencia una parte considerable de los gastos corporativos. De acuer¬do con American Express y Concur Technologies, los gastos de viaje y entretenimiento para las empresas es¬tadounidenses llegan a más de 200,000 millones de dó¬lares anuales. Sólo en boletos de avión, en 2004 IBM gastó 493 millones dedólares en tanto que en General Electric los mismos gastos fueron por 280 millones de dólares.
El procesamiento de los informes de gastos de viaje y entretenimiento se suma al costo. Según la empresa consultora Aberdeen Group, de Boston, el costo de pro¬cesar un solo informe de gastos es de 48 dólares. Aber¬deen descubrió que, por lo general, un empleado tarda 57 minutos en terminar un informe degastos.
El procesamiento de gastos de viaje y entretenimien¬to es particularmente tedioso para las empresas más pe¬queñas que, por lo general, realizan sus procesos en pa¬pel. MarketStar, un proveedor de servicios subcontratados de ventas y marketing localizado en Ogden, Utah, se ahogaba en un mar de informes de gas¬tos. Cerca de 650 de sus 1,200 empleados se dedicaban a archivar informes de gastos ensu departamento de contabilidad. Necesitaba tres empleados de tiempo com¬pleto para aprobar, procesar y auditar manualmente 300 informes de gastos por semana, la mayoría de ubi¬caciones remotas. Los pagos de los gastos se retrasaban durante varias semanas.
Jeff Jones, contralor de MarketStar, comparaba este proceso a construir "un dique cuando el agua le está lle¬gando a las rodillas. Nuncapodíamos adelantarnos a los acontecimientos, y era todo lo que podíamos hacer para seguir el ritmo". Además de procesar informes, también se le pedía al personal de MarketStar que auditara cada informe de gastos para asegurar que los informes se cla¬sificaran con exactitud y que todos los gastos se codifi¬caran adecuadamente.
MarketStar decidió implementar el software Concur Expense Service, queautomatiza el proceso de elabora¬ción de informes de gastos de viaje y entretenimiento. Los empleados pueden capturar los datos de sus gastos por medio de una interfaz Web desde cualquier parte que estén trabajando, con una computadora de escrito¬rio, un teléfono o una computadora Palm portátil. El sistema también importa automáticamente los datos de gastos de viaje y entretenimiento cubiertos con lastarjetas de crédito corporativas. Un sistema electrónico de recepción de imágenes utiliza cualquier fax disponi¬ble para digitalizar y anexar recibos a los informes de gastos.
Los gerentes aprueban los informes con sólo un clic del ratón, reduciendo a la mitad el tiempo de procesa¬miento y, al mismo tiempo, fortaleciendo la exactitud y la productividad. Los informes que arroja el sistema ayudan alos gerentes a examinar los gastos de viaje a medida que se realizan las transacciones.
Las herramientas de control y conformidad ayudan a las empresas a minimizar los fraudes y a maximizar la conformidad con las políticas de la compañía y las re¬glamentaciones gubernamentales, como la Ley Sarba-nes-Oxley. El sistema plasma las reglas de negocios de la empresa relativas a las políticas de viajecorporativas, como la cantidad máxima permitida, para boletos de avión, habitaciones de hotel y alimentos. Una caracterís¬tica de auditoría integrada marca automáticamente los gastos que no se apegan a estas políticas. Esta caracterís¬tica ayuda a las empresas a identificar a los empleados que no reservan vuelos con los proveedores preferi¬dos de la compañía, a aquellos que "rellenan" sus cuen¬tasde gastos con pagos de taxis y propinas inexistentes, o incluso a aquellos que utilizan sus cuentas de gastos para realizar compras no autorizadas.
Los ejecutivos de la corporación afirman que la re-troalimentación instantánea de la información ayuda a frenar los abusos generalizados. Por ejemplo, si el siste¬ma muestra una bandera roja en una reservación de Delta Airlines cuando está...