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CONTROL DEL EFECTIVO

Se entiende por efectivo: monedas, billetes, cheques, giros bancarios, y dinero depositado en bancos.
El efectivo es el más corriente y liquido de todos los activos.

RESPOSABILIDAD DE LA GERENCIA FRENTE AL EFECTIVO

Evitar pérdidas por concepto de fraudes o robos,
Garantizar la exactitud contable de los ingresos, pagos y saldos del efectivo,
Mantener el saldosuficiente para hacer los pagos necesarios y afrontar emergencias,
Evitar mantener cifras grandes de dinero ocioso.

CONTROLES SOBRE EL EFECTIVO

Custodia de los activos separados del registro de transacciones.
La función de registro debe estar subdividida en varios empleados.

CARACTERÍSTICAS

Existencia de un Plan de Organización.
Existencia de Políticas y Procedimientos integradosPersonal adecuado
Ejecución adecuada a los procedimientos

OBJETIVOS

1. Que todos los ingresos sean depositados integra y oportunamente. /100% al día siguiente a más tardar)
2. Arqueos sorpresivos. ( por personal ajeno)
3. Que todos los egresos se cancelen con cheque.
4. Asignación de un Fondo Fijo adecuado.
5. Que todos los ingresos que debieran recibirse efectivamente se reciban.
6. Queexistan formularios prenumerados para Ingresos y Egresos.
7. Que exista un Plan de Cuentas adecuado que permita contabilizar correctamente los ingresos y egresos.
8. Que exista un sistema de autorización de Egresos.


Situaciones que pueden presentarse para encubrir fondos:

1. Cancelar gastos ficticios
Contabilizar y pagar facturas falsas
Contabilizar y pagar duplicados de documentos
2.Postergar depósitos.
3. Adulterar documentos corrigiendo cifras.
4. Adulterar la suma de los reembolsos de Fondos Fijos.
5. Cuando se utiliza dinero de cobranzas para efectuar pagos personales, adulterando la suma de los cobro y retirando la diferencia.
6. Adulterar depósitos y alterar posteriormente las conciliaciones bancarias.
7. Adulterar boletas de depósito y notas de debito bancario(cargos) por sumas equivalentes.




Medidas que se deben tomar para evitar estas situaciones:

Adecuada separación de funciones entre el que paga y el que registra.
Separar las funciones de preparación de pagos y su realización.
Emitir cheques nominativos ( borrar “a la orden de” y “al portador”)
Aplicar políticas de que todos los comprobantes de fondos fijos indiquen los montos en númerosy letras.
Aplicar políticas de que todos los fondos fijos sean examinados por una persona distinta al cajero.

Otras medidas de separación de funciones:
Personal encargado de caja:
Que no lleven o no tengan acceso a los registros indirectos de Cuentas por Cobrar especialmente de Clientes.
Que no puedan aprobar descuentos o devoluciones de clientes.
Que no tengan la custodia de documentos,acciones u otros valores.
Que no tengan la autoridad suficiente para autorizar pagos o preparar comprobantes.
Que no aprueben los castigos de deudores.
Que no preparen, firmen, o despachen cheques, especialmente de proveedores.
Que no preparen nominas de remuneraciones ya que podrían: adulterar su propia remuneración o incluir empleados inexistentes.
Que no reciban cheques pagados devueltospor el banco.
Que no reciban las cartolas bancarias.
Que no sean la misma persona que determina los montos a circularizar.



Reglas con respecto al Fondo Fijo

Todo pago debe respaldarse con un comprobante confeccionado a tinta o a máquina registrando en él los montos en números y letras así como también el concepto del pago y fecha del mismo.
El cajero no debe hacer pagos cuando no seencuentran autorizados los comprobantes por el funcionario encargado.
Los vales y recibos por prestamos temporales, cheques personales, no deben formar parte del fondo fijo.
Periódicamente el cajero debe rendir cuenta preparando un listad de los comprobantes pagado. Se reembolsara mediante cheque, los comprobantes se revisaran por funcionarios asignados para esta labor.
Los comprobantes se...