Marqueting

Bedrijfsbeheer deel 1

1. Boekhouding voor niet-boekhouders

1.1. Handelsdocumenten: van prijsaanvraag tot betaling

Een boekhouding wordt gevoerd op basis van documenten.
In het proces van prijsaanvraag tot betaling voor geleverde goederen of diensten komen heel wat documenten kijken. Sommige documenten zijn verplicht, andere zijn aangeraden.

Een verkoop start bij een prijsaanvraag vande kandidaat koper. De verkoper reageert hierop door een offerte te maken. Wanneer de kandidaat-koper akkoord gaat met die offerte zal hij een bestelling plaatsen. Een bestelling gebeurt best schriftelijk en bevat reeds zoveel mogelijk informatie om alle misverstanden in de toekomst te vermijden.
Naast de voor de hand liggende zaken als de coördinaten van de koper en de verkoper, wordt ookduidelijk een omschrijving, het aantal, de eenheidsprijs, het BTW-tarief en de totaalprijs van de goederen beschreven. Eventueel wordt het betaalde voorschot en het nog te betalen bedrag vermeld. Ook de algemene verkoopsvoorwaarden, zijnde de leverings- en betalingsvoorwaarden en de behandeling van geschillen, zijn al op de bestelbon terug te vinden.
De leveringsvoorwaarden bepalen wie devervoerskosten en het risico van de levering draagt. Bij levering ‘franco thuis’ vallen de vervoerskosten ten laste van de verkoper en draagt de verkoper het risico (de kans dat de goederen beschadigd of verloren gaan) tot aan de woonplaats van de koper. Bij levering ‘af magazijn’ zijn de transportkosten en het risico ten laste van de koper vanaf het moment dat de goederen het magazijn van de verkoperverlaten. De betalingsvoorwaarden hebben betrekking op de datum van betaling. Indien de betaling binnen enkele dagen na ontvangst van de factuur moet gebeuren, spreekt men van contante betaling. Verleent de verkoper uitstel van betaling, dan spreekt men van betaling op termijn. Normaal gezien zijn facturen betaalbaar binnen de 30 kalenderdagen na de uitgiftedatum van de factuur. Wanneer de koper op devervaldag de factuur niet (volledig) betaald heeft, kan de verkoper het factuurbedrag verhogen met een rente van 1% per maand en een forfaitaire vergoeding van 15% op het openstaande bedrag vragen.
Het juist omschrijven van de prestatie die men bestelt is zeker bij diensten belangrijk, bvb. bij het bestellen van een huisstijl of een website.
Een bestelbon (speciaal voorgedrukt formulier) isverplicht bij een uitgestelde levering met betaling van een voorschot.

Op basis van de bestelling maakt de verkoper zijn producten/diensten en zal hij die leveren, samen met de factuur. Een factuur bewijst de levering, indien de koper niet protesteert. Een factuur is een verplicht document dat moet opgemaakt worden bij elke levering van goederen en diensten, ten laatste de 5de werkdag na de maandwaarin de levering heeft plaats gehad. Uitzondering op die regel is de verkoop aan particulieren (behalve bij de verkoop van een wagen, PC, …). Vandaar dat een factuur volgende wettelijk verplichte gegevens moet bevatten:
- datum van uitreiking
- opeenvolgend nummer, waardoor de factuur eenduidig wordt geïdentificeerd
- naam, adres, ondernemingsnummer van klant en leverancier
-datum van levering of voltooiing van werken
- toegepaste BTW-tarief, maatstaf van heffing voor elk BTW-tarief, eenheidsprijs excl. BTW, kortingen, te betalen BTW
Alle inkomende en uitgaande facturen moeten gedurende 7 jaar bewaard worden van 1 januari volgend op hun datum.

Op basis van de factuur zal de klant betalen.

Wanneer de klant echter niet akkoord kan gaan met de levering en dusook niet met de factuur, zal hij de factuur protesteren en dit binnen de week. De verkoper zal de levering aanpassen en ook de factuur, en dit met een creditnota.
Het is belangrijk de levering van goederen te vergelijken met dat wat besteld werd en dan snel te reageren. Wanneer de prijs niet overeenkomt met de prijs op de bestelbon, wanneer de levering niet overeenkomt, wanneer de kwaliteit niet...