materiales

Control de materiales
La función administrativa de control permite evaluar y corregir el desempeño de las actividades, para asegurar que los objetivos y planes de la organización se lleven a cabo, por lo tanto un buen contador requiere de un sistema de control eficaz, porque sin éste las actividades de la empresa quedarían al azar, en este sentido el control implica la medición de losacontecimientos de acuerdo a las normas establecidas por la organización y la corrección de las desviaciones para asegurar el logro de los objetivos de acuerdo a lo planeado.
Como se estudió en la unidad número uno, en todo proceso productivo o prestación de servicio, se conjugan tres elementos para obtener los productos a ser vendidos o para prestar el servicio, estos elementos son materialesdirectos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación. Como elementos indispensables en la elaboración del producto o prestación del servicio se hace necesario que los participantes adquieran los conocimientos teórico-prácticos acerca del control de cada uno de ellos, debido a que es imprescindible el dominio de la terminología usual en el área de costos para que puedan analizar,entender y aplicar, según proceda, cada uno de los mecanismos de control y permitan poner en funcionamiento los sistemas de acumulación de costos con miras a lograr un proceso productivo eficiente.
El desarrollo de la presente unidad contiene los procedimientos administrativos-contables del control de los materiales, por las actividades recurrentes o rutinarias como son la compra, uso,almacenamiento y entrega, y las actividades eventuales que también ameritan control como es el caso de las devoluciones internas y externas.

Ciclo de las compras
Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el área de punto o sección que requiera un determinado producto.
El organismo decompra efectúa el análisis del pedido, para conocer los antecedentesdel material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, época adecuada para su recepción entre otros. Se debe tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de compras, se hacen llegar al organismo encargado a través de un listado que además de contener los antecedentes del material requerido,también lleva otros datos como son: Ficha de última compra, Nombre del proveedor, Cantidad comprada y Precio de venta.
En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear sus actividades de tal modo que pueda atender las solicitudes de compras recibidas, y proveer las compras. Como una forma de facilitar esta tarea, éste organismo mantiene un fichero o block de datos sobre los materialesnecesarios para la empresa y a la vez un fichero de proveedores para cada tipo de material.

Investigación y Selección de Proveedores:
Ésta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir en dos partes: La Investigación y La Selección de los Proveedores.
La Investigación: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos. Esta investigaciónla realiza el organismo encargado de compras y parte con la verificación de los proveedores ya registrados. Debes tener claro que muchos proveedores buscan las empresas a través de sus ejecutivos de ventas correspondientes y en la actualidad, vía Internet (e-mail, correo electrónico); estos para ser calificados para posibles consultas, envían datos para su registro, como nombre, dirección,capital social, productos o servicios ofrecidos, referencias de los clientes, etc.
Es necesario recordar que Proveedores son las empresas que producen las materias primas e insumos necesarios y que los venden.

Como ya viste en la etapa anterior, el organismo encargado de compra debe tener un banco de datos acerca de los proveedores ya registrados, que contengan antecedentes de los abastecimientos...