Metodología

Levantamiento de procesos y procedimientos

Normalmente el levantamiento de los procesos se realiza cuando una empresa ya se encuentra conformada y desarrollando las funciones asignadas, sinembargo, es frecuente encontrar áreas que realizan sus actividades con base en el conocimiento empírico y las costumbres de sus funcionarios mas experimentados, sin contar con un manual de procesos y/oprocedimientos que regule y estandarice la realización de sus actividades. El diseño de los procesos se presenta cuando una empresa o departamento ha sido creado recientemente y tiene que dilucidar lamejor forma de ejecutar las funciones que tiene asignadas, o en su defecto, cuando en una organización existente se crean unidades organizativas encargadas de funciones nunca antes desarrolladas por lainstitución. En ambos casos, se debe diseñar o establecer la forma en la que los funcionarios de la institución o unidad deben desarrollar las funciones asignadas, y dejar constancia de estosrequerimientos haciendo uso de procedimientos debidamente formalizados, los cuales deben ser difundidos entre todos los funcionarios para asegurar la correcta ejecución de las labores.

En el caso dellevantamiento de los procesos (formalizar la forma de realizar actividades antes ejecutadas de forma empírica) resulta más sencillo establecer los procesos, puesto que se cuenta con información informalsobre la forma de ejecutar las labores. En cambio, en el diseño de procesos (delimitar la forma correcta de realizar funciones nunca antes desarrolladas) se debe empezar de cero para determinar lamanera óptima de ejecutar las tareas encomendadas.
Para estos efectos, frecuentemente resulta de gran ayuda consultar documentación técnica relacionada con el tema de análisis administrativo e inclusiveanalizar la forma en que organizaciones con objetivos y actividades similares han delimitado sus procesos y procedimientos.

Es indispensable aclarar los conceptos de proceso, procedimiento y...