Metodos para el manejo de Documentos y la conformacion de expedientes.

Métodos para el manejo de documentos y conformación de expedientes



18/02/2014






Los archivos de oficina o de gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por la oficina en el desarrollo de las funciones y actividades que tengan encomendadas, y conservados como instrumento para la toma de decisiones, tramitación de asuntos y defensa de derechos.
Laorganización de los archivos de oficina se basa en tres PRINCIPIOS:
Ser reflejo de las actuaciones de la UCA y de la unidad responsable del archivo de gestión u oficina.
Reproducir el orden original de la creación de los documentos y expedientes, de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto.
Considerar como piedra angular de la actuación administrativa, y por ello del archivo, elexpediente administrativo.
Recomendaciones prácticas
Nivel básico de organización del archivo
Expurgo en los archivos de oficina o gestión

Recomendaciones Prácticas
1. Casi todos los documentos forman parte de un expediente. Se entiende por expediente administrativo un conjunto ordenado de documentos generados por una unidad u oficina (productor) en la resolución administrativa de un mismoasunto.
2. Todos los documentos y expedientes forman parte de una serie. Se entiende por serie al conjunto de documentos y expedientes generados por una unidad u oficina resultados de una misma gestión, actividad o procedimiento.
3. Dentro de una serie los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto. Abra un expediente para cada asunto (ej.: unexpediente para cada persona, para cada obra, para cada acta, para cada petición de traslado, para cada convocatoria de oposiciones)
4. Determine el título oficial del expediente y de la serie, que suelen estar establecidos en normativas, reglamentos, en la propia documentación, etc. Las series deben identificarse por el tipo de información que contienen, y una vez determinado su título debemantenerse en el tiempo.
5. No use como títulos de series denominaciones como oficios, expedientes generales, varios, etc.
6. Los criterios para la formación de un expediente deben ser uniformes, constantes y conocidos por todo el personal de la unidad.




7. Debe evitarse la desmembración y dispersión de los expedientes y la creación de falsas series documentales.
8. Evite la duplicidad deexpedientes, no abra nuevos expedientes sin tomar la precaución de saber si ya ha sido abierto.
9. No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias, tanto si es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer petición de terceros. Ante la necesidad de realizarlo, deje una hoja testigo con los datos del documento, día y persona a la que se lo ha prestado.
10. Cuando unexpediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debe usarse el original, sino una copia. Dicha copia debe ser entendida como documentación de apoyo informativo, y será destruida cuando concluya su utilización.
11. Los expedientes iniciados por un negociado y continuados por otro deben entenderse como producción documental de la unidad que lo inicia, a la quedebe retornar una vez finalizada su tramitación.
12. No debe incluirse como parte del expediente la documentación de apoyo informativo, que se ha usado para su resolución, pero que no forma parte de él (ej.: fotocopias del BOE, catálogos comerciales, fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, etc.). Estos documentos deben conservarse mientras constituyan fuente de información paralas oficinas, después deben destruirse. La proliferación de este tipo de documentación es causa de desorganización de los archivos.
13. La CORRESPONDENCIA emitida o recibida durante la tramitación de un expediente forma parte del expediente, y de ninguna forma se archivará como serie de correspondencia. Hay que tener en cuenta que todo no es correspondencia, aunque venga por correo, y que...