Manejo de la Correspondenecia y Conformacion de los expedoentes

Manejo de la correspondencia y conformación de expedientes.

-Definición de correspondencia.

Ésta puede ser clasificada de acuerdo con la fuente en: recibida, enviada o interna.-Correspondencia recibida es la que llega de empresas externas.
-Correspondencia enviada es aquella que se remite a individuos o compañías externas; se acostumbra retener para los archivos por lo menos unacopia al carbón o fotocopia del origen.
- Correspondencia interna (interdepartamental) es la que incluye aquella correspondencia entre departamentos de la misma empresa.

-Organización decorrespondencia.

¿En que se organiza la correspondencia? El tipo de sistema y los títulos utilizados dependerán de la información que requiere el negocio.

-Pasos en el procedimiento de archivo.Después de que la correspondencia ha sido enviada para archivo, pasa por cinco etapas diferentes:

1. Inspección.
2. Clasificación.
3. Codificación.
4. Distribución.
5. Archivo.

-Inspección.Antes de ser archivada, la correspondencia para la identificación y agrupación sistemática de documentos semejantes, con características comunes, que pueden ser posteriormente diferenciados según sutopología fundamental
-Importancia del manejo de la correspondencia

Una parte fundamental del sistema de información de una entidad, es el sistema de información documental encargado de administrartodas las comunicaciones y documentos que se generan en desarrollo de las actividades misionales. Permite el transporte y almacenamiento de las comunicaciones escritas, las cuales facilitarán, en elfuturo, recuperar la información necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones en busca de alcanzar los objetivos misionales.
Además, integra el trabajo del personal de diferentes áreas queelaboran y conservan, de acuerdo con lo establecido, los mensajes dentro del proceso de comunicación interna y externa.
Conformación de expedientes
También es importante que cuando estamos con la...