microfilmacion

Código : PGD.06

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

Versión : 03

PROCEDIMIENTO DE MICROFILMACIÓN

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Revisó: Director de Certificación y Gestión Documental
Técnico de Archivo y GestiónDocumental

Fecha de aprobación: Noviembre 29 de 2007
Resolución Nº 1843

Aprobó: Rector

OBJETIVO

ALCANCE

Establecer los requisitos y las condiciones adecuadas para la
microfilmaciónde documentos.

Aplica a los documentos que son recibidos por la Dirección de
Certificación y Gestión Documental y que deben ser microfilmados para
su conservación total.

NORMATIVIDAD

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Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los
documentos microfilmados.
Decreto3354 de 1954. Restringe adulteración, recorte y dobles de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos microfilmados.
NTC 3723. Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipogelatina y sales de plata de 16mm y 35mm. Técnicas de operación.
NTC 4080. Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. Clasificación deMicrofilmes.
NTC 5238. Normas sobre reprografía. Microfilmación Series. Procedimiento de operación.
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

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Formato Único de Inventario Documental FGD.15: Instrumeno quedescribe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo
(archivo de una entidad). Siguiendo la organización de las series documentales, con el fin de asegurar el control de losdocumentos en sus diferentes
fases.

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Microfilm: Fotografía en película generalmente de 16 mm ó 35 mm, utilizada en reproducción de documentos.

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Microfilmación: Técnica fotográfica deregistrar en película de sales de plata, imágenes de documentos, con reducciones, que de acuerdo al equipo
utilizado permiten superar muchas veces su tamaño original

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