Microsoft access

1.1 Microsoft Access

Es un programa sistema de gestión de bases de datos relacional creado y modificado por Microsoft para uso personal en pequeñas organizaciones. Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por otros programas. Este programa permite manipular datos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas), realizarcálculos complejos con fórmulas y funciones, incluso dibujar distintos tipos de gráficas.

1.2 Base de datos
También conocida como Database, la base de datos es un conjunto de información que está almacenada en forma sistemática, de manera tal que los datos que la conforman puedan ser utilizados en forma fragmentada cuando sea necesario.
Los datos almacenados pueden ser muy diversos: nombres, númerostelefónicos, direcciones, años, etc. Todo depende de la finalidad para la que sea armada la base. Actualmente, en todos los quehaceres cotidianos se utiliza una base de datos: cajeros automáticos, catálogos de bibliotecas o librerías, páginas amarillas, listado de medicamentos, e incluso los mismos buscadores de Internet. Todo cuenta con una base de datos a la cual recurrir para consultar suinformación y mantenerla actualizada.
1.3 Ejecutar access
La forma de ejecutar Access es similar a la vista para Word y para Excel. Los siguientes pasos muestran de nuevo este proceso.
• Haz clic en el botón Inicio de la barra de tareas de Windows o pulsa Ctrl+Esc.
• Haz clic en Todos los programas para abrir el nombre de los programas instalados en tu ordenador.
• Entra en la carpetade Office y haz clic en Microsoft Access.
Una vez abierto Access, aparecerá en el Panel de tareas la opción de Crear un archivo nuevo, que en realidad encierra otra serie de opciones con las que podrás empezar a trabajar.

1.3 Crear una base de datos en Access
Hay varias formas de crear una base de datos de Access, dependiendo de dónde estemos en cada momento. Si quieres crear una base dedatos nada más ejecutar Access (que es lo normal), te encontrarás en la figura 12.6.
Utiliza los siguientes pasos para crear una base de datos vacía en Access:
• Ejecuta Access como hemos visto anteriormente para llegar a la figura 12.6.
• Selecciona la opción Basede datos en blanco. La parte derecha de la pantalla se actualizará para que la guardes nada más empezar.
• Escribe elnombre de la base de datos en el cuadro Nombre de archivo.
• Si no quieres crear la nueva base de datos en Mis documentos, haz clic en el icono de la carpeta selecciona la que quiera en el cuadro de diálogo Guardar en
• Finalmente, haz clic en Crear.

1.4 Ventana de Access

La ventana del programa que se presenta al abrir una base de datos es la que muestra la figura siguiente:
[pic]En ella se observa la presencia de dos ventanas, la ventana de la aplicación, donde se ejecuta el programa, y la ventana de la base de datos, que contiene todos los objetos de la misma (tablas, consultas, formularios, etc.).
Iremos viendo a lo largo de los próximos capítulos que además de la ventana de la base de datos es posible abrir otras ventanas que corresponderán a las vistas de losdistintos objetos que contiene la base de datos con la que se está trabajando.

1.5.1 Crear una tabla

• Haga clic en el botón de Microsoft Office [pic]y, a continuación, haga clic en Nuevo.
• En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicación.
• Haga clic en Crear.
• Se abre la nuevabase de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.
1.5.2 Definición de campo
Un campo es el espacio donde vas a meter un dato.

Por ejemplo: si quieres hacer una tabla para almacenar datos de clientes.
La información más común que puedes querer es el nombre, dirección, teléfono. En este caso teléfono es un campo en el cual vas a anotar el...