Minutas

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QUÉ SON MINUTAS?
Las minutas de la reunión son las notas oficiales que registran lo que ocurrió en una reunión de los miembros o de los fiduciarios de una organización. El libro en el que se guardan las minutas de una organización es la memoria, recolección, y archivo oficial de las decisiones de la organización. De esta forma, las minutas seconvierten en el archivo legal de las acciones tomadas y los planes llamados en el trabajo en curso de la organización.
Cualquier organización con una carta constitucional legal, organizada por una constitución y reglamentos, o que actúa en nombre de un grupo más grande de miembros, debe mantener minutas de todas sus reuniones. Sujetas a cualquier limitación prescrita en los artículos deincorporación y que no sean prohibidas por la ley, las minutas están abiertas a todos los miembros de la organización.
Las minutas son la historia de la organización y su plan de acción para el futuro. Contienen las decisiones pasadas y los actos oficiales para que en el futuro puedan ser consultados para obtener información y guía. Expresan la voluntad de los miembros presentes sobre los planes, reglas,y actos específicos.
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¿QUIEN MANTIENE LAS MINUTAS?
Con muy pocas excepciones, el secretario de la organización tiene la responsabilidad de apuntar y mantener las minutas. La excepción sería cuando el cuerpo de la organización ha nombrado a cualquier otra persona para cumplir con esta responsabilidad. Un buen ejemplo sería la junta directiva deuna iglesia que ha elegido a un secretario pero que ha dado la responsabilidad oficial de tomar y guardar las minutas al secretario empleado por la iglesia.
El secretario, en íntima cooperación con el oficial que preside, toma notas en las reuniones de negocios, prepara las minutas de las notas, las presenta al grupo ya sea por escrito o leyéndolas, y hace cualquier corrección o añadidura según lopida el grupo. El secretario quizás quiera grabar la discusión durante las reuniones para refrescarse la memoria en el momento de mecanografiar las minutas. Antes de hacer cambios el secretario firma la copia original de las minutas que se presentó.
Los reglamentos por lo regular designan al secretario como el tenedor de los libros y archivos de la organización. Él, o ella, debe guardar estoslibros y archivos en un lugar seguro con una copia guardada en cualquier otro sitio para más seguridad. Muchos grupos mandan a encuadernar estos libros y archivos cada año. Dos copias deben ser encuadernadas para que una copia pueda tenerse a la mano para referencia y guía mientras que la otra copia se deposita en otro lugar para protección.
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ELLIBRO DE LAS MINUTAS
Todas las minutas de una iglesia o de la junta directiva de una iglesia deben guardarse en un solo libro. De esta manera todas las reuniones de los miembros y de los miembros de la junta directiva se apuntan en secuencia, por fecha. La razón para el uso de un solo libro de minutas cronológico es que las reuniones congregacionales por lo general se celebran sólo anual osemianualmente. Estas están entrelazadas con las minutas de la junta que se reúne con más frecuencia. Las minutas congregacionales por lo regular siguen las acciones tomadas por la junta. Mantener todas las minutas como un archivo en sucesión de actividades es lo que se necesita para seguir la acción oficial de la junta y de la congregación.
El libro de las minutas deberá contener por lo menos losiguiente:
1. Página de título
2. Copia de la Constitución y/o el Artículo de Incorporación
3. Reglamentos (y cualquier enmienda)
4. Minutas de todas las reuniones regulares y convocadas de la junta
5. Minutas de todas las reuniones regulares y convocadas de la congregación (las minutas de la junta y las minutas congregacionales deberán contener copias de todos los informes...