MOD3

TEMA 3: Organización y gestión de archivos clínicos

1.-La unidad de documentación clínica (UDC)
2- Concepto de Archivo
3- Documento
4- Documento de un archivo
5- Archivo clínico
6-Historia clínica
7-Funciones de un archivo de historias clínicas
8- Modelos organizativos de archivos de historias clínicas
8.1. Archivos centralizados
8.2. Archivos descentralizados
8.3. Archivo mixto1.-La unidad de documentación clínica (UDC)
Las UDC en los hospitales son cada vez más importantes por los requerimientos legales, y por el papel q desempeña con la información clínico asistencial para la gestión, panificación, investigación, y epidemiología.
Las funciones de los servicios de documentación clínica están relacionadas con:
-Diseño y normalización de los documentos
-Mejoracontinua del tratamiento de la información.
-Establecimiento de sistemas para garantizar la calidad
-Creación de registros específicos de diagnóstico y procedimientos
-Diseño de herramientas útiles para la gestión del hospital y de sus centros de responsabilidad asistencial
-Mejora continua del hospital.

Cuando un documento entra en la UDC experimenta un conjunto de operaciones llamadascadena documental, cuyos eslabones son:
-Entrada: Recogida: operación que permite constituir y alimentar el fondo documental.
-Tratamiento intelectual: descripción, clasificación, codificación (recogida de la información); y material: ubicación, conservación (archivo)
-Salida (explotación: recuperación de la información y difusión de a información: informes, prestamos, consulta, reproducción)Y en la cadena se identifican tres niveles de actuación profesional
-productores de la información: cualquier persona que escriba en la historia clínica (médicos, enfermeras, profesionales de los servicios sociales, pacientes, familiares…)
-gestores de la información, (TDS) son los que hacen el tratamiento intelectual y material de los datos
-Usuarios de la información que son los quesolicitan la información en función de unas necesidades. (fig 9 pg 20)

2- Concepto de Archivo
El Consejo Internacional de Archivos (1988) define el término «archivo» otorgándole tres significados:
• «Conjunto de documentos sea cual sea su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o jurídica, y por todo servicio u organismo público o privado, en elejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico».
• «Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos».
• «Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados yservidos».
A partir de las definiciones anteriores podemos establecer una serie de elementos que caracterizan un archivo:
• Fondo documental. Es el conjunto de documentos que lo componen.
• Productor. Es cualquier persona física o jurídica que genere el documento, es decir, un individuo, una familia, un organismo público, un organismo privado, o una parte de éstos. Por ejemplo, un ayuntamiento, unhospital, una escuela, una fábrica, un escritor, un abogado, etc.
• Génesis. Los documentos se crean con el paso del tiempo y a medida que la entidad realiza su función diaria; estas actividades quedan registradas en documentos que se van acumulando.
• Información. Son los datos que contienen los documentos del archivo y que cubren las necesidades de información. Por ejemplo, pueden consultarse paragestionar el centro, para la investigación, para la difusión cultural, etc.
• Conservación. Los documentos se conservan en un lugar adecuado, bien por la misma entidad productora o bien por otra competente, para que perduren en el tiempo, y organizados de tal forma que la información que contienen sea recuperable para su uso.
• Tratamiento archivístico. Está a cargo de un equipo de expertos...