Modelo control de documentos

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1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Asegurar que los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, se preparan, revisan, aprueban, publican, distribuyen y administran de forma adecuada para la operacióny control de los procesos.

2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica a todos los documentos internos o de fuentes externas tales como políticas, reglamentos, normas, otros documentos normativos,libros, esquemas (planos o dibujos), software, especificaciones, formatos, instrucciones, planes de calidad, manuales que son parte del SGC.

Desde: Identificar la necesidad de creación, modificación oeliminación de documentos, formatos o registros.
Hasta: Administrar documentos en archivos correspondientes.

3. LÍDER
Coordinador de Calidad

4. POLÍTICAS:

1. CREACIÓN DE DOCUMENTOS OFORMATOS
Cuando se requiera la creación de un documento, se debe analizar la necesidad, teniendo en cuenta los siguientes criterios, excepto cuando el cambio sea obligatorio por ley ó cuando el cambio seade forma en los procesos:

• Identificar lo que se quiere hacer con el documento o formato.
• Solicitar la creación del documento o formato justificando el impacto que éste genera en el proceso.2. APROBACIÓN DE DOCUMENTOS Y FORMATOS
Una vez creado el documento o formato, estos se someten a revisión por parte del líder del proceso y/o el Coordinador de Calidad, con el fin de garantizarque corresponden a las prácticas del Centro Cultural Colombo Americano. En cada documento, se deja constancia de la persona que Elabora, Revisa y Aprueba el Documento (esto no aplica para la elaboraciónde los formatos)

El proceso de Gestión de Calidad es el responsable de hacer aprobar los documentos.
3. LEGIBILIDAD E IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Y FORMATOS
Los documentos elaboradosinternamente se identifican según el proceso donde se hayan formulado, siguiendo la siguiente estructura:
• PXXS4 – La letra P significa procedimiento, la XX es un caracter numérico que va desde el...
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