monografias

2. Documentos por Recibir
Todos aquellos documentos que han sido derivados de una oficina a otra y se encuentran pendientes de ser recepcionados o recibidos por esta última. Una vez recibidos estos documentos pasan a estar en el estado de documentos en Proceso.
3. Documentos Archivados/Procesados
Todos los documentos que ya se han atendido y por tanto han pasado a ser archivados.
Estaestructura es controlada por el sistema tanto a nivel de oficina como de usuario. Es decir controla cuáles y cuántos son los documentos que un usuario u oficina tiene en proceso, por recibir y archivados.
VENTAJAS
Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro, de una forma sencilla, la institución tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio,con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos.
Uso racional de los recursos La gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamentesituaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Información, documentos, etc.
Productividad y valor añadido Una gestión documental, además de ahorro de costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posteriordistribución, sin necesidad de trasladar los documentos.
DESVENTAJAS
Si bien es cierto de las desventajas más comunes que tiene la aplicación de una nueva tecnología es el factor económico.


Bringhurst Robert, Garone Marina (2000). El diseño es una disciplina ubicada e inaprensible; es la actividad mediante la que se realiza la configuración de los objetos y de los mensajes visuales,actividad que está en constante cambio pero de la cual no se pueden definir claramente su campo de acción, su marco conceptual y las interacciones teóricas y metodológicas que establece con otros terrenos del conocimiento. Esta dificultad para definir con claridad el cuerpo disciplinar del diseño determina su teoría y práctica.
Fernández José, (2000).Características del diseño organizacional
Algunossistemas son eficaces y eficientes, mientras que otros no lo son. Los sistemas eficaces pueden atribuirse a la pericia aplicada en el diseño del sistema o a la calidad de la gestión practicada durante las operaciones, o ambos. Los sistemas exitosos se caracterizan por su simplicidad, flexibilidad, fiabilidad, economía y aceptabilidad. Simplicidad, flexibilidad y fiabilidad tienden a ser una funcióndel diseño, mientras que la economía y la aceptabilidad corresponden tanto al diseño como a las operaciones. El diseño organizacional debe ayudar a los empleados a hacer su trabajo de la mejor forma posible. La estructura debe apoyar y ayudar a los miembros de una organización cuando realicen el trabajo de una empresa. Después de todo, la estructura simplemente es un medio para llegar a un fin.2. Documentos por Recibir
Todos aquellos documentos que han sido derivados de una oficina a otra y se encuentran pendientes de ser recepcionados o recibidos por esta última. Una vez recibidos estos documentos pasan a estar en el estado de documentos en Proceso.
3. Documentos Archivados/Procesados
Todos los documentos que ya se han atendido y por tanto han pasado a ser archivados.
Estaestructura es controlada por el sistema tanto a nivel de oficina como de usuario. Es decir controla cuáles y cuántos son los documentos que un usuario u oficina tiene en proceso, por recibir y archivados.
VENTAJAS
Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro, de una forma sencilla, la institución tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio,...