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UNIVERSIDAD EAN

MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO (MoReq)

ANDRÉS ESTEBAN AGUIRRE BERMÚDEZ
5 DE MAYO DE 2012

MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIÓNDE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO (MoReq)

1. INTRODUCCIÓN

MoReq, como su nombre lo dice es un Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo y su mayoraplicabilidad se da especialmente en los requisitos funcionales de la gestión de documentos electrónicos de archivo mediante un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA).

Elmodelo de requisitos define el modo en que los archivos electrónicos deben ser capturados y organizados en expedientes para posteriormente se puedan establecer las relaciones pertinentes entre dichosexpedientes. En pocas palabras, esto significa la asignación de códigos correspondientes a la clase de cuadro de clasificación que se le quiera dar a cada documento, de esta manera el SGDEA puedegestionar los documentos y los encuentre reflejados en forma jerárquica de acuerdo a las funciones de la organización. Esta diferencia se hace a través de cuatro secciones.

* “La especificación enumeralos requisitos aplicables a la configuración del cuadro de clasificación.
* El trabajo con clases (agrupaciones documentales lógicas en el cuadro de clasificación) y expedientes.
* Volúmenes(agrupaciones documentales en que pueden dividirse los expedientes muy voluminosos, a efectos de facilitar su gestión).
* Mantenimiento del cuadro de clasificación”.

2. ESTRUCTURA

Elsistema debe formar las pautas de conservación (tanto las legales como las internas) establecidas para cada expediente y asociarlas. De la misma manera, la especificación recoge los requisitos para podertrabajar los procesos de revisión de los expedientes una vez alcanzada la fecha o la acción especificada en la norma de conservación con el propósito de decidir su conservación, transferencia o...