Estandar Moreq aplicado

ANTEPROYECTO
INVESTIGACIÓN PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE ADMINISTRADOR DE EMPRESAS
UNIVERSIDAD DE NARIÑO


1. TEMA:
PLAN DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DE LA UNIVERSIDAD DE NARIÑO

2. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN:
¿CÓMO MEJORAR EL FLUJO DE INFORMACIÓN ENTRE DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD DE NARIÑO CON EL OBJETO DE AGILIZAR SUS SERVICIOS Y FUNCIONES DENTRO DE LA DINÁMICA YDIRECTRICES DE LA NORMA ‘CERO PAPEL’?

3. TÍTULO
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA WORKFLOW EN LAS DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD DE NARIÑO

4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La Universidad de Nariño se encuentra actualmente frente a la ineludible tarea de dar cumplimiento a la directiva presidencial 04 del 3 de abril de 2012 o norma “Cero Papel” y al mismo tiempo mejorar la prestación de servicios agilizandolos procesos al interior de sus dependencias administrativas. El estado actual del sistema de archivo de la Universidad de Nariño tiene una eficacia procedimental que aun siendo muy buena presenta todavía algunos elementos susceptibles de mejoría, como lo son la creación de un conjunto de tablas de retención documental (apenas en elaboración) y especialmente un proceso de digitalización que permitaobtener un mayor rendimiento del recurso humano dentro de los procesos. Actualmente la base de datos tiene una excelente cobertura pero corre el riesgo llegar a ser saturable, y a veces, a pesar de los esfuerzos por el personal administrativo encargado, puede observarse que es subsisten todavía algunas dificultades en la distribución y manejo documental interdependencias. El software utilizadopara estos procesos actualmente al interior de la administración documental es Winisis, una interface gráfica que permite la manipulación simultánea de varias bases de datos, nuevos recursos de lenguaje de formateo como control de tipo de fuente usada en la forma de caracteres, recursos de hipertexto, recursos de bases de datos etc., un software que ha sido hasta hoy clave en el avance hacia unasistematización optimizada de la ordenación archivológica1. No obstante la aplicación ágil que de parte de los funcionarios de la administración se ha realizado hasta ahora del sistema mencionado, el estado en general de todas las instituciones del departamento de Nariño –y así también el de la Universidad-, es todavía un proceso hacia la sistematización total, que como es natural todavía resultasusceptible de ser llevado a niveles de eficacia en tiempo y estructura organizacional sin que para hacerlo exista la necesidad de cambiar dramáticamente ninguna estructura administrativa actualmente establecida, sino más bien aplicando nuevas tecnologías de manejo sutil e intuitivo que permitan dar un plus a los funcionarios de la administración en el resultado de sus trabajos, todo en beneficio delos funcionarios mismos, los usuarios, y el proceso archivístico en general.
La cantidad de procesos que las diferentes dependencias administrativas de la Universidad de Nariño deben llevar acabo constantemente es muy grande y de naturalezas muy diversas, y los métodos actuales para llevar a cabo esos procesos son apenas una adaptación contemporánea de sistemas implementados desde hace muchísimotiempo en donde el acto físico de transporte de material documental entre dependencias, así como la gestión de las solicitudes de los usuarios, demandan mucha energía y por supuesto que también exigen la dedicación de una cantidad de tiempo que resulta notablemente importante cuando se hace un balance general de resultados y funcionabilidad. Por ejemplo, el método actual de transmisión de lainformación sobre la cual se ejecuta la mayoría de los procesos todavía implica el tránsito de papeleo entre distintas oficinas de forma ‘manual’, sin un registro y control precisos –tipo binario- de tiempo, ni tampoco algún tipo de control sobre el período que debería tomarle a cada asunto ser conocido por una u otra de las oficinas que tienen que ver con su desarrollo, más que aquel que deriva de...