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Configuración básica del entorno del usuario y diseño del procedimiento en dos
Es cierto, no es fácil digitalizar todos los aspectos de nuestra organización personal de un día para otro. Es lógico que muchos prefieran de momento seguir manteniendo una libreta de notas en lugar de gestionar anotaciones digitalmente. Lo mismo para la gestión de tareas; puede que interese mantener esa mismalibreta para registrar las listas de cosas que hacer, en lugar de utilizar cualquiera de los programas informáticos diseñados para ello. Una buena opción es ir incorporando una a una las herramientas informáticas para la organización que hay disponibles e ir comprobando realmente cuáles nos hace ser más productivos. Unas en digital y otras en papel, la cuestión es mejorar en nuestro trabajo.
Sinembargo, hay un aspecto del que no podemos escapar: la gestión digital de archivos, o simplemente “gestión de archivos”, porque no existe (y no debería existir) alternativa “en papel” para muchos de los documentos con los que trabajamos a diario y que han sido creados en soporte digital.
Para lograr una gestión eficaz de nuestros archivos, hay 3 cuestiones clave que podemos considerar:
1.Organización: cómo organizar todos los documentos y carpetas con los que trabajamos, definiendo jerarquías de carpetas fáciles de manejar y nombrando correctamente los archivos.
2. Sincronización: cómo asegurar que podemos acceder a los archivos en cualquier momento y lugar, evitando la duplicidad de documentos y conservando siempre una copia de seguridad.
3. Búsqueda: cómo encontrar rápidamente los archivosque buscamos, sin necesidad de recorrer todas las carpetas.
Organización: 7 carpetas en 5 niveles
Antes de proponer cualquier sistema de sincronización o búsqueda de archivos, el primer paso es definir un sistema de organización de todo el sistema de archivos.
En primer lugar, es recomendable crear una carpeta raíz, por ejemplo “datos”, de la que “cuelguen” el resto de carpetas. Es una acciónsencilla que facilitará la labor de realizar copias de seguridad posteriormente; sabemos que todos los datos importantes en el ordenador están reunidos en esta carpeta principal.
Cada uno de nosotros tiene una propia forma personal de organizar los directorios y archivos, y en este punto es difícil hacer una recomendación, porque además cada área de trabajo probablemente requerirá una formadistinta de organizar los documentos. Lo que desde luego no es aconsejable, es tener del orden de 50 carpetas dentro de otra, sencillamente porque dificulta enormemente la localización del documento que buscamos.

En mi sistema de archivos, dentro de cada carpeta, siempre intento crear 7 carpetas como máximo. Siguiendo esta regla, con 7 carpetas en 5 niveles disponemos de miles de carpetas paraorganizar todos los archivos, que como mucho, estarán en general a una distancia de 4 o 5 clics. Con un poco de ingenio, siempre es posible reordenar nuestros datos para que sigan esta jerarquía de carpetas.
Otro consejo es no olvidar asignar nombres descriptivos para los archivos (p.ej.: “Programación Didáctica Informática 4º ESO.pdf”) o emplear códigos establecidos previamente (p.ej.:“PD-INF4ESO.pdf”). En ocasiones, por las prisas, ponemos nombres a los archivos (p.ej.: midocumento.doc) que nada dicen acerca de lo que contienen.
Ubicuidad: la sincronización de archivos es la clave
Otro de las cuestiones clave es poder acceder a los archivos y trabajar con ellos cómodamente desde cualquier ordenador. Una de las soluciones bastante extendida, y que desaconsejo totalmente, es el uso de unaunidad externa de almacenamiento, como un pendrive USB o disco duro externo. El uso de este tipo de dispositivos para mover datos de un equipo a otro, puede provocar que tengamos distintas copias de un mismo archivo, sin poder asegurar cuál es la última versión del documento. Dejemos los lápices USB como último recurso.
La solución más práctica a este problema de acceso a los documentos pasa...