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LAS CUENTAS DE ORDEN

1. INTRODUCCIÓN
El limitado espacio de la partida doble no es el escenario propicio para comunicar de manera acertada los hechos económicos, y más que acertada para informar de manera íntegra y oportuna el hecho económico y sus consecuencias. Una cosa es comunicar a través de un registro contable los valores que se desprenden por el pago de las prestacionessociales en un despido de un trabajador y otra muy diferente es comunicar las consecuencias económicas y sociales que supone una demanda laboral. Ahí, en ese momento, se hace importante el manejo adecuado de la cuenta de orden.

2. MARCO TEÓRICO
1. Marco General
El DR 2649/93 como marco general de la contabilidad en Colombia, hace obligatorio el manejo de las cuentas de orden cuando ensu artículo 34 enumera los elementos de los estados financieros así:
" Son elementos de los estados financieros, los activos, los pasivos, el patrimonio, los ingresos, los costos, los gastos, la corrección monetaria y las cuentas de orden". Tal enunciado trae como consecuencia que las cuentas de orden tienen la misma importancia que los activos, los pasivos y el patrimonio y quepor lo tanto, el no registrarlas supone que la contabilidad no se lleve en debida forma.

2.2. Clasificación
Dentro del mismo marco teórico general el DR. 2649/93, clasifica las cuentas de orden en sus artículos 42,43,44 y 45 como cuentas de orden contingentes, cuentas de orden fiduciarias, cuentas de orden fiscales y cuentas de orden de control.

Hablar de cada una de ellas es unatarea extensa, importante, pero sobre todo que gratifica, en la medida que la cuenta de orden permite narrar sucesos, explicar situaciones y " descongelar" las cifras de los estados financieros.

2.2.1. Cuenta de Orden Contingente
Lo primero será definir lo que para el artículo 42 del DR. 2649/93 es una cuenta de orden contingente: "… reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar aafectar la estructura financiera de un ente económico".
El artículo 110 del DR. 2649/93 a su vez define como deben registrarse las contingencias:
" …
1. Se deben registrar bajo " Cuentas de orden por derechos contingentes" los compromisos o contratos de los cuales se pueden derivar derechos.
2. Se deben registrar bajo " Cuentas de orden por responsabilidadescontingentes" los compromisos o contratos que se realicen con posibles obligaciones.
… "

El DR. 2650/93 como plan único de cuentas para comerciantes ha dividido las contingencias así:

DÉBITO CRÉDITO

81 Derechos contingentes 91 Responsabilidades
contingentes
8105. Bienes y valores entregados9105 Bienes y valores recibidos
en custodia. en custodia.
8110. Bienes y valores entregados 9110 Bienes y valores recibidos
en garantía. en garantía.
8115. Bienes y valores en poder 9115 Bienes y valores recibidos
de terceros. de terceros.
8120 Litigios y/o Demandas 9120 Litigios y/o Demandas
8125Promesas Compraventa 9125 Promesas de Compraventa
9135 Cuentas en Participación
8195 Diversas 9195 Otras responsabilidades
contingentes.

Como bien puede observarse los derechos contingentes y las responsabilidades contingentes obedecen a partidas que son recíprocas, quiere esto decir, que cuando una empresaregistra un derecho contingente otra debiera registrar una obligación contingente, excepto en las cuentas en participación, que por la naturaleza del contrato, solo la registra quien está manejando el negocio.

2.2.1.1. La Contrapartida
Siempre habrá de manejarse una contrapartida que es la cuenta de orden por contra, que para los derechos contingentes (81) será la cuenta 84 y para las...