Normas archivistica

NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA ISAD (G)
La finalidad de la descripción archivística es identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles a los investigadores y público en general. El principal foco de atención de la Norma se centra en la descripción de los materiales de archivo a partir del momento en que sehan seleccionado para su conservación (históricos), pero también puede aplicarse a las fases previas. [1]
Es importante subrayar que con la finalidad de lograr la homogeneidad en la descripción de archivos y estar en posibilidad de intercambiar información a nivel internacional mediante un código común, ésta debe llevarse a cabo bajo las reglas de la Norma Internacional General de DescripciónArchivística-ISAD(G) por sus siglas en inglés.
La Norma constituye una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas. Debe utilizarse junto con las normas nacionales existentes o como base para el desarrollo de normas nacionales. [2]
La Norma contiene reglas generales para la descripción archivística que pueden aplicarse con independencia del tipo documental o del soporte físicode los documentos de archivo. Las reglas contenidas en la Norma no sirven de guía para la descripción de documentos especiales como sellos, registros sonoros o mapas. Existen manuales con reglas para la descripción de estos documentos que pueden utilizarse junto con esta Norma para lograr una descripción adecuada de los mismos. [3]
No hay que olvidar que para realizar cualquier nivel dedescripción del acervo, es indispensable tener organizados los documentos (clasificados y ordenados) en fondo, sección y serie.
Las reglas de la ISAD(G) se estructuran en siete áreas de información y establece veintiséis elementos que pueden ser combinados para constituir la descripción de cualquier unidad. De éstos, solamente seis son considerados como esenciales a toda descripción en el siguiente cuadroestán señalados con un asterisco.
NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA ISAD(G)
ELEMENTOS | REGLA | EJEMPLO |
1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN |
1. signatura/código de referencia*
Identifica el archivo y proporciona un nexo de unión entre los documentos y la descripción que los representa. | Incluir el código del país de acuerdo con la última versión de la Norma ISO 3166(códigos para la representación de los nombres de los países), seguido por el código del archivo (código normalizado de archivos del país), seguido del código específico del archivo local, la signatura u otro identificador único. | MX-21-19-AHM-CIA En donde:
MX - México
21– Puebla (clave INEGI)
19 – Atlixco (clave INEGI)
AHM - Archivo Histórico de Metepec
CIA - Compañía Industrial de Atlixco |
2.título* denominar la unidad de descripción | Anotar el nombre completo del grupo documental. Cuando la unidad de descripción tenga un nombre formal, éste deberá transcribirse textualmente, palabra por palabra, con su orden y ortografía original; pero no necesariamente ni la puntuación ni las mayúsculas. | Compañía Industrial de Atlixco. |
3. fecha* | Periodo en el que el productor acumuló losdocumentos de la unidad de descripción en el ejercicio de su actividad (fechas extremas). | 1870-1967. |
4. nivel de descripción* Identifica el nivel de organización. | Consignar si se está describiendo un fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subserie, expediente o unidad documental. | Inventario del fondo. |
5. volumen y soporte* Identifica el volumen físico y el soporte de la unidad dedescripción. | Reseñar el volumen de la documentación descrita ya sea en metros lineales o número de expedientes, cajas, rollos de película, fotografías, libros, videos, etcétera, anotarlos en cifras arábigas. | 245 cajas AG12, conteniendo 3400 expedientes y, además, 1,323 libros de contabilidad y de actas del Consejo y de asambleas. |
2. ÁREA DE CONTEXTO |
6. nombre del o de los...