Operaciones de cobranza

CÓMO LOGRAR EFICIENTES OPERACIONES DE COBRANZA.

1 Cuáles son las etapas del ciclo de cobranzas.

• Ventas a Crédito
• Elaboración de factura
• Entrega de factura al cliente
• Recepción de factura
• Procesamiento de la factura
• Preparación de cheque
• Pago
2 Cuáles son las características de cada una y qué acciones debe tomar el gestor de cobranza.
• Hacer la gestión derecuperación de cuentas y documentos por cobrar de la empresa que están representando diversos grados de dificultad y haberse agotado las gestiones normales del cobrador.
• Llevar a cabo su función en forma adecuada y ordenada, respetando jerarquías. No puede recibir el mismo trato el deudor que reconoce lo que debe, pero que de momento no puede pagar, que aquel que dice “háganle como puedan”.

•Su actuación debe ser oportuna, o sea, no dejar pasar largo tiempo para ejercer presión sobre el cobro. Dejar de cobrar es mal signo para el deudor, significa que no hay apremio por el dinero y por ello no le importa no cubrir el pasivo que tiene con el proveedor.

• Debe ser una gestión completa, es decir, recuperar la totalidad del adeudo sin que esto signifique inflexibilidad con el deudor.Cada caso debe ser estudiado para darle el tratamiento adecuado.

• Es conveniente dejar la puerta abierta para la celebración de operaciones futuras. El hecho de que un deudor se haya atrasado en el pago de su adeudo, no significa cancelar toda posibilidad de tener nuevos tratos en el futuro, ya que todo negocio suele pasar por momentos difíciles que les obligan al no cumplimiento de algunasobligaciones con terceros. Sin embargo para reanudar operaciones con este cliente habrá necesidad de profundizar la investigación de crédito, tomando en cuenta las garantías y valorando la actitud del deudor durante las gestiones de cobro.
3 Cómo utilizar cartas en la cobranza, cuándo son útiles, qué información deben contener, cómo cambiar el tono según el tipo de cliente y según la severidad delatraso.

Cómo utilizar cartas en la cobranza
Las cartas relacionadas con crédito y cobranzas son básicamente de dos tipos: cartas de crédito en donde se aceptan o rechazan solicitudes de crédito y cartas de cobranza cuyo objetivo es cobrar las cuentas vencidas. Cuando se trata de situaciones de rutina, como podría ser el confirmar solicitudes de crédito, aprobar cuentas de crédito, el gerentede crédito generalmente utiliza cartas preimpresas o avisos generalizados. Sin embargo, los gerentes de crédito deberán ser capaces de afrontar toda situación con una carta apropiada para cada fin específico y al mismo tiempo promover el interés de su compañía.

Para que una carta de crédito y cobranza sea catalogada como buena, será necesario que sea cortés, directa y concisa. Deberán decirsimplemente lo que pretenden en forma natural. Las cartas reflejan la eficiencia y dignidad de la empresa que representan en cuanto a apariencia. En estilo y forma deberá acoplarse al carácter del problema de cobro que se trata así como con el cliente.
Cuándo son útiles
Cuando la deuda no es muy excesiva y se llevan a cabo los primeros avisos, se recomienda que los avisos iniciales se llevan a cabode esta manera pues son mas indirectos y se tomará como un aviso más interno y no muy personalizado.

Qué información deben contener

❖ Nombre y domicilio del deudor.
❖ La fecha de la carta.
❖ Una descripción de la mercancía comprada.
❖ La cantidad adeudada.
❖ Un saludo cordial por parte del departamento de crédito y cobranza.
❖ Lasfirmas correspondientes.
❖ Un sobre de retorno con dirección reimpresa.
Cómo cambiar el tono según el tipo de cliente y según la severidad del atraso.
Es recomendable que la carta se realice según el tipo de cliente, ya sea un cliente tímido, agresivo, manipulador o embustero (las características de cada uno se darán más adelante) y en cuanto a la severidad del atraso es mejor evitar...